Gap Analysis Compliance

En gapovervåkingsanalyse vil måle selskapets eksisterende prosedyrer og retningslinjer mot beste praksis, samt gjeldende lokale, statlige og føderale forskrifter. Resultatene vil indikere hull eller mangler i selskapets compliance program, for eksempel potensielle lovbrudd og ufullstendige datasikkerhetskrav. Ved å identifisere hull kan et selskap ta korrigerende tiltak og redusere risikoen for virksomheten.

Bygg et samsvarsprogram

Et effektivt compliance program vil inkludere en utnevnt compliance officer eller komité som overvåker gjeldende lovlige og forskriftsmessige forretningsbehov. Overensstemmelsesoffisøren vil iverksette korrigerende tiltak, samt bidra til å styrke kommunikasjonen med ansatte ved å ta opp bekymringer og svare på spørsmål. Det kan imidlertid være nødvendig med en gapovervåkningsanalyse for å få skjulte problemer opplyst. Noen ganger er lover og forskrifter komplekse, og et selskap kan ikke ha de interne ressursene til å utføre en riktig gapanalyse. I dette tilfellet kan det være til nytte å ansette en tredjepartskonsulent eller en advokat med kompetanse i samsvarsplaner. Dette vil danne grunnlag for gapanalysen og bidra til å sikre et vellykket complianceprogram.

Identifiser Risiko

Et selskap kan identifisere samsvarsrisiko ved å gjennomgå ulike komponenter som anleggsinspeksjoner, tidligere henvisninger, revisjonsrapporter, informasjonssikkerhetslogger, sikkerhetsmanualer, opplæringskrav og gjeldende lover og forskrifter. Analyse av potensielle risikoer knyttet til tredjepartsrelasjoner, som leverandører og tjenesteleverandører, samt risikoer knyttet til næringen er også viktige. Dette vil ikke bare bestemme de spesifikke lover og regulatoriske byråer som en bedrift trenger å kjempe med, men det vil også avgjøre bestemte kategorier for å inkludere i gapovervåkningsanalysen.

Mitigate Risk

Et selskap som er i stand til å demonstrere samsvar med konkrete bevis, vil redusere risikoen, for eksempel kostbare reguleringsbøter, og være bedre forberedt på uanmeldte besøk fra reguleringsorganer. For eksempel, hvis en bedrift faller under føderale forskrifter som Arbeids- og helsedirektoratet, Miljøverndepartementet eller Transportdepartementet, er det nødvendig å ha forebyggende planer på plass. For eksempel krever OSHA et farekommunikasjonsprogram, EPA krever en forurensningsplan for vannforurensning, og DOT krever en sikkerhetsplan. Disse byråene krever også at ansatte får bestemt opplæring; Derfor kan en gapanalyse hjelpe selskapets tjenestemenn å identifisere mangler og prioritere mål.

Undersøk IT-krav

IT-sikkerhetsprogrammer krever spesifikke kontroller og prosedyrer for å overholde ulike regjeringer og standarder. For eksempel bør et selskap implementere kontroller som vil forhindre uautorisert tilgang til økonomiske data og beskytte personvern og integritet. Videre bør ytterligere kontroller være på plass for å beskytte konfidensialiteten til kredittkortinformasjon og for å være i overensstemmelse med betalingskortindustrien datasikkerhetsstandard. En gapanalyse for ulike typer IT-forekomster vil ikke bare hjelpe et selskap til å overholde samsvar med myndigheter eller andre standarder, men vil også bidra til å danne forebyggende tiltak som vil redusere spesifikke farer, som for eksempel brudd på data.