Hva skriver du i en profesjonell e-post hvis du legger til en fil?

Evnen til å sende informasjon raskt er verdsatt i den profesjonelle verden. Som et meldingsformat fungerer e-post best for korte meldinger. Den har også kapasitet til å levere et vedlegg eller en egen fil som inneholder informasjon og formatering som er vanskelig å inkludere i en vanlig e-postmelding. En profesjonell e-post bør bekrefte eventuelle vedlegg som følger med e-posten, for å indikere deres betydning og forsikre mottakere om at filene er trygge.

Emnefeltet

En tom eller uklar emnelinje i en profesjonell e-post kan føre til at en mottaker overser meldingen uten å innse at den inneholder et viktig vedlegg. En effektiv emnelinje for en profesjonell e-post identifiserer e-postens innhold på omtrent 10 ord eller mindre. For eksempel, hvis du sender en veiledning om nye arbeidsprosesser til ansatte, kan emnelinjen lese "Viktig: Ny arbeidsguide vedlagt." Dette er spesielt viktig hvis kontakten din kanskje ikke er kjent med e-postadressen din, og får ham til å stille spørsmål til avsenderens identitet.

Sammendrag

Kroppen til en profesjonell e-post som inneholder et vedlegg bør også inneholde et sammendrag som beskriver innholdet i vedlegget. Dette sammendraget bør også beskrive hvorfor du sender vedlegget; hvis du nevner at vedlegget er ment å sette alle underordnede medarbeidere på samme side om nye arbeidsprosedyrer, bør dette øke sjansene for at de åpner vedlegget og leser filen. Hvis vedlegget bare er et kort notat, kan det være enklere å oppsummere filen i e-postens kropp enn å bruke et vedlegg.

Vedlegg Format

Sørg for å sende vedlegg i formater som kan mottas og åpnes av alle mottakere. For eksempel, hvis den vedlagte filen din er en DOCX-fil, kan den kun åpnes av Microsoft Word 2007. Dette er spesielt viktig for en profesjonell e-post som kan åpnes på en hjemmedatamaskin som ikke har den nødvendige programvaren. I e-posten din, må du legge til navnet på programmet som må brukes til å åpne filvedlegget.

Andre Profesjonelle Email Tips

Brevity er svært viktig når du skriver e-post, spesielt når du komponerer en profesjonell e-post. Prøv å holde hoveddelen av e-posten din under fire eller fem avsnitt, inkludert et sammendrag av en vedlagt fil. Mens oppmerksomhet til stavemåte og grammatikk alltid er viktig, er det avgjørende i en profesjonell epost. Sørg for å bruke en ordentlig hilsen, for eksempel "Kjære herre" eller "til hvem det kan bekymre seg." Hold deg unna stiliserte skrifttyper eller store skrifter som kan gjøre at e-posten din virker mer uformell enn profesjonell.