Hva er funksjonene til en innkjøpsavdeling i en organisasjon?

De fleste store selskaper og til og med noen offentlige organisasjoner har en innkjøps- eller anskaffelsesavdeling som en del av hverdagen. Disse avdelingene gir en tjeneste som er ryggraden i mange industri-, detaljhandel-, militær- og andre industriorganisasjoner. Mange personer, selv noen som jobber for disse selskapene, er uvitende om hva innkjøpsavdelingen gjør, hvorfor den eksisterer eller hvilke formål den tjener. For å forstå bedre hva innkjøpsavdelingen er, bør du vurdere noen funksjoner som den utfører.

Tips

• Innkjøpsavdelingen er ansvarlig for å skaffe råvarer og andre ressurser til best mulig pris.

Anskaffelse av råvarer og andre ressurser

En av innkjøpsavdelingenes rolle er å skaffe alt nødvendig materiale som trengs for produksjon eller daglig drift av selskapet eller regjeringen. For et produksjonsfirma kan dette inkludere råvarer som jern, stål, aluminium eller plast, men det kan også omfatte verktøy, maskiner, lastebiler eller til og med kontorsutstyr som trengs for sekretærer og salgsteam.

I et detaljhandelsmiljø sørger innkjøpsavdelingen for at det alltid er tilstrekkelig produkt på hyllene eller i lagerene for å holde kundene fornøyde og holde butikken velfylt.

Med en liten bedrift er det spesielt viktig å beholde lagerbestilling på et rimelig nivå; Å investere store mengder kapital i overfond kan føre til lagringsproblemer og mangel på kapital for andre utgifter som reklame eller forskning og utvikling. Innkjøp overvåker også alle leverandørene som leverer et selskap med de produktene den trenger for å fungere skikkelig.

Å oppnå best mulig pris

En innkjøpsavdeling er også ansvarlig for kontinuerlig å vurdere om det mottar disse materialene til best mulig pris for å maksimere lønnsomheten. Dette kan være utfordrende for en liten bedrift som kan kjøpe i mindre mengder enn en større leverandør, og som dermed ikke kan få samme type bulkrabatter. En innkjøpsavdeling i en liten bedrift trenger å shoppe for å finne de beste leverandørene til de mest rimelige prisene for selskapets spesielle størrelsesordrer.

Innkjøpsavdelingspersonalet kan kommunisere med alternative leverandører, forhandle bedre priser for bulkbestillinger eller undersøke muligheten for å skaffe billigere materialer fra alternative kilder som en del av deres daglige aktiviteter.

Papirarbeid og regnskap

Innkjøpsavdelingene håndterer alt papirarbeidet som er involvert i innkjøp og levering av forsyninger og materialer. Innkjøp sikrer rettidig levering av materialer fra leverandører, genererer og sporer innkjøpsordrer og fungerer sammen med mottaksavdelingen og leverandøravdelingen for å sikre at lovede leveranser ble mottatt i sin helhet og betales for tiden. I en liten bedrift betyr dette at det arbeides tett med regnskapsavdelingen for å sikre at det er tilstrekkelig kapital til å kjøpe de kjøpte varene, og at kontanter strømmer jevnt og alle betalinger gjøres til rett tid.

Overholdelse av forretningsprotokoller

Innkjøpsavdelingen må også sikre at den overholder alle selskapspolitikker. For eksempel, i en liten bedrift, kan enkelte medarbeider kommunisere med innkjøpsavdelingen om innkjøpsbehov for ting som kontorrekvisita eller datamaskiner. Før du kjøper inn, må innkjøpsavdelingen sørge for at den overholder de riktige protokollene for kjøp og budsjettgodkjennelse, og må sørge for at noen varer kjøpes i samsvar med den overordnede innkjøpspolitikken til organisasjonen.