Eksempel på en ideell hovedbok

Ideelle organisasjoner mottar ofte finansiering fra individuelle givere og annen ekstern støtte. Behovet for klarhet og avsløring blir tydelig når man søker inn bidrag. Men om ikke-ideen søker givere eller ikke, er en viktig del av styringen av enhver vellykket forsøk som involverer å ta i omsetning og distribuere tjenester eller produkter et solidt regnskapssystem.

Grunnleggende regnskapsprosedyrer

Den grunnleggende regnskapsligningen "eiendeler er lik forpliktelser pluss egenkapitalen" er endret når det gjelder en ideell organisasjon fordi egenkapitalen ikke er generelt gjeldende. Dermed blir grunnleggende ligningen eiendeler tilsvarende gjeld pluss netto eiendeler. Denne ligningen, når den beregnes nøyaktig, balanserer. Videre er det denne informasjonen som vises i balansen som en del av organisasjonens regnskap eller finansiell rapport. For å skaffe seg denne informasjonen, registrerer en ideell organisasjon transaksjoner i løpet av et år ved hjelp av den grunnleggende regnskaps syklusen. En grunnleggende rekord som brukes i denne syklusen er hovedboken.

Hovedboken og regnskapstallet

Generelle ledgers er registreringer av alle organisasjonens kontoer. For enkel registrering og overføring av relevante data benyttes en oversikt over kontoer. Fordelene med et slikt diagram inkluderer muligheten til å spore og sortere de ulike transaksjonene organisasjonen er involvert i hele året. Dette hjelper igjen ideen til å samle presise rapporter for både intern undersøkelse og presentasjon til nåværende og potensielle givere. Selv for små ideelle organisasjoner, fremmer et nummereringssystem som identifiserer typer kontoer i diagrammet innspill og analyse av data.

Nonprofit-kontotyper

I mange ideelle organisasjoner mottas donasjoner og finansiering og utgifter og utmerkelser utbetales. Dette skaper et behov for ulike typer kontoer i hovedboken. For eksempel inkluderer grunnleggende kontoer eiendeler, netto eiendeler, inntekter, kostnader og forpliktelser. Disse kategoriene kan deles opp i hovedboka for å gi mer detaljert informasjon.

Enkel hovedbok

Assetkontoer inkluderer kontanter og kundefordringer. Forpliktelser inkluderer leverandørgjeld, påløpte kostnader og utsatt inntekt. En liten ideell organisasjon med færre kontounderkategorier kan bruke en enkel generell hovedbok som inneholder ikke mer enn seks kolonner: den første for transaksjonsdatoer, den andre for transaksjonsbeskrivelser, den tredje og fjerde for å legge inn enten en debet eller en kreditt for bestemte transaksjoner, og den femte og sjette for å justere debet- eller kredittbalansen på den totale kontoen.

Registrering av bestemte transaksjoner

For lettere tilgjengelighet kan større ideelle organisasjoner måtte opprettholde datterselskaper som en del av hovedboken. Dermed kan undergrupper av utgifter omfatte transaksjoner som innkjøp av porto eller trykkeritjenester. Leie, verktøy og administrasjonsgebyrer er ytterligere eksempler på hva en ideell kan inneholde i hovedboken som separate datterselskapsregnskap.

Når du kjøper rekvisita, øker kostnadskontoen og kontokontoen minsker for samme beløp. Fordi generaldirektører bruker bokføringsmetoder med dobbel bokføring, inneholder hver transaksjon en debet til en konto og en kreditt til den andre.