Måter å starte et møte

Møter blir ofte sett på som et nødvendig onde i en bedrift. Et godt møte er informativt og engasjerende, men et dårlig møte drar uendelig uten tilsynelatende lys ved enden av tunnelen. For å kjøre et vellykket møte som griper og holder oppmerksomhet, sett den riktige tonen helt fra starten.

Introdusere spillerne

Det er alltid en god idé å lage introduksjoner i begynnelsen av et møte. Selv om deltakerne kan kjenne hverandre, styrker det formålet med møtet å angi forretningsperspektivet som hver person bringer til bordet.

Hvis deltakerne ikke har møtt før møtet, er introduksjoner spesielt viktige. Tillat hver person å introdusere seg selv og å lage en kort uttalelse om hvilken interesse han representerer. Hvis gruppens oppgave er å brainstormere, fullføre et prosjekt eller løse et problem, start møtet med noen isbrytere for å engasjere gruppedynamikken før du tar tak i oppgaven. Enkle hjerne teasers, navnespill eller aktiviteter som tester kritisk tenkning ferdigheter vil stimulere samtale og energi hjernen.

Oppgi dagsordenen

I tillegg til hvem som er på rommet, vil møtedeltakere vite hva som skal diskuteres, hvorfor det er viktig og hvor lenge det skal ta. En agenda svarer på disse spørsmålene. En trykt agenda gjør det mulig for møtedeltakere å følge møtet og legge til notater der det er nødvendig. Dagsordenen tjener også som en veiledning for tilrettelegger, spesielt hvis emnet går i fare. Å legge inn en estimert tid foran hver dagsorden, bidrar til å holde møtet flytende og for å avslutte det på tide.

La dem spise kake

Hvis et møte forventes å vare i lengre tid, starter du det med mat og lette forfriskninger. Det er ikke bare god møteetikett for å nærme deltakerne, det bidrar til å holde folk fokusert på å møte diskusjoner i stedet for å vekke mage. Tidlig morgen møter skal alltid ha kaffe tilgjengelig for koffein cravers. Velg forfriskningsprodukter som er lette og vil holde hjernen fokusert som vann, brus og lettefingermatvarer. Be deltagere til å ankomme tidlig for å sosialisere over forfriskninger før de kommer til alvorlig virksomhet.

Tips

Sørg for at møtet starter på den angitte tiden. Ansatte må tilpasse tidsplaner for å imøtekomme møteoppmøte. Forsinkelse av starten på et møte kan virke respektløst for de som kommer til tiden. Du vil at møtet skal begynne med en positiv notat, så den riktige tonen er satt fra starten.

Gå gjennom eventuelle åpne elementer fra et tidligere møte før du begynner på den nåværende dagsorden. Oppfølg på oppgaver som ble tildelt slik at ansatte kan rapportere om funn.

Be møtedeltakere til å tause mobiltelefoner for å minimere forstyrrelser.