Måter å si "Ikke skriv ut denne e-posten" i din signatur

Enkeltpersoner og grupper bruker e-postkommunikasjon til å sende og motta meldinger elektronisk. Folk bruker e-post til å sende enkel kommunikasjon til venner, konfidensiell informasjon, møtedater og rapporter. Når du sender en e-post til en mottaker, men du ikke vil at de skal skrive ut det, er det et par måter du kan uttrykke dette i din e-signatur.

Oppbevar denne informasjonen konfidensiell

Når du sender en konfidensiell e-post, kan du be om at mottakeren ikke skriver ut e-posten, slik at du kan redusere potensialet for at e-posten faller i feil hender. På slutten av e-posten, i signaturområdet, skriv teksten, "Denne e-postadressen er konfidensiell, vennligst unngå å skrive ut den."

Lagre denne e-posten

E-post mottakere mottar ofte viktige e-postmeldinger som inneholder informasjon de måtte trenge for fremtidig bruk. I stedet for å skrive ut e-postmeldingene, kan mottakerne arkivere dem i deres e-postprogrammer. I signaturområdet til e-posten din, kan du minne mottakeren om at han kan arkivere e-posten ved å gi en melding som, "Ikke glem å arkivere denne e-posten" eller "Mens det ikke er nødvendig å skrive ut denne e-posten, kan du lagre det i e-postarkivet eller datamaskinens harddisk. "Hvis du sender en e-post til en person som jobber i samme firma som du, har du sannsynligvis det samme e-postprogrammet, så du kan også gi rask instruksjon for arkivering av e-post.

Sjekk intranettet

Hvis du sender en e-post til medarbeidere, og den inneholder informasjon som en ny bedriftsprosedyre, instruksjoner for å logge inn i selskapets blogg eller sosiale medierprofiler, arbeidstakerhåndboken, forsikring og nytte av informasjon eller detaljer om en ansattes evaluering, kan du lagre innholdet i meldingen til selskapets intranett. I underskriftsområdet til e-posten din angir du at hvis mottakeren trenger å se informasjonen på et senere tidspunkt, kan hun besøke selskapets intranett- eller filoverføringsprotokoll. Meldingen kan lese, "Lagre et tre. I stedet for å skrive ut dette dokumentet, få tilgang til det fra intranettet hvis du trenger å referere til det i fremtiden. "

Beskytt miljøet

Med flere og flere arbeidsplasser som vedtar miljøvennlige rutiner, er det ikke uvanlig å se at ansatte legger meldinger på deres e-signaturer som oppfordrer mottakere til å unngå utskrift av kommunikasjon. Din melding kan si "Vær oppmerksom på miljøet før du skriver ut" eller "Lagre et tre. Ikke trykk Skriv ut. "