Virtual Meeting Etiquette

Dyden til virtuelle møter er at deltakerne kan møte og diskutere prosjekter eller andre problemer uten å være på samme sted. Virtuelle møter kan være en god kostnadsbesparende for små bedrifter, ettersom de tillater folk med begrenset tid, eller som er langt borte for å bli med på et møte uten kostnad for å rydde kalendere eller bestille forretningsreise. Men mens du forbinder alle, kan det være lett, å ha et produktivt og profesjonelt virtuelt møte kan være en utfordring.

Teknologi

Sørg for at teknologien du bruker, fungerer godt før møtet, for å gi deg tid til å foreta nødvendige justeringer. Selv om møtet er virtuelt, må deltakerne fortsatt ta seg tid til å delta. Unnlatelse av at teknologien fungerer riktig kan føre til at noen deltakere blir utelatt eller sint for å kaste bort tiden sin. Trinn et testmøte med en venn eller kollega i et annet kontor for å sikre at teknologien fungerer riktig og at lyd- og videosignaler er klare. Statisk fylt lyd og hakkete video vil holde noen deltakere fra å delta i møtet.

Innstilling

Selv om du møter nesten, bør du delta fra en profesjonell innstilling. Hvis du deltar hjemmefra eller på et offentlig sted, kan du finne et stille, privat rom og slå av fjernsyn og musikk. Hvis det er mulig, har noen andre barn eller kjæledyr opptatt, slik at de ikke forstyrrer møtet. Kle deg så profesjonelt som du ville hvis du skulle på kontoret og sitte ved et skrivebord eller i en stol, i stedet for å slappe av på sofaen eller på sengen din.

Deltakelse

Deltakelse i et virtuelt møte kan være vanskeligere enn i et tradisjonelt møte fordi det kan være vanskelig å lese visuelle signaler fra en dataskjerm og avgjøre når noen andre skal snakke. Hvis du leder møtet, utform det slik at hver deltaker har tid til å bidra, ved å rette spørsmål til bestemte deltakere. Begrens størrelsen på møtet også; Jo mindre antall deltakere, desto lettere blir det for alle å delta og bli forstått. Unngå multitasking under møtet. Å sjekke e-post eller arbeide med andre prosjekter er fristende under et virtuelt møte, men det vil holde deg fra å delta fullt ut.

Fokus

Hold møtet fokusert. Send møteres agenda til deltakerne på forhånd og inkludere kopier av dokumenter som du vil diskutere under møtet. Som med ansikt-til-ansiktsmøter, tilordne noen å være ansvarlig for tiden og oppfordre alle til å holde seg til dagsordenen. Hold møtet kort for å sikre at alle deltakere er engasjert under møtet.