Typer av styringsprogramvare som hjelper til med å koordinere mange mennesker på et enkelt prosjekt

Et enkelt prosjekt kan representere hundrevis av oppgaver. Administrere alle disse oppgaver gjennom ferdigstillelse krever nøye koordinering av planer og ressurser. Prosjektledelsesprogramvare gir verktøyene som trengs for å kunne navigere gjennom all den samordningen. Tilgjengelige programvarealternativer inkluderer datamaskin-, server- og internettbaserte applikasjoner. Å velge det beste alternativet for et gitt prosjekt, avhenger ikke bare av kravene i prosjektet, men også på antall prosjekter og prosjektledere, eller PM, på arbeidsplassen som ville ha nytte av å benytte søknaden.

Programvarefunksjoner

De fleste prosjektledere er avhengige av programvare som kan gi Gantt-kartfunksjoner, i det minste. Gantt-diagrammer lenker koordinasjonsdetaljer som milepæler, oppgaver og ressurser. Kalendervisninger gir et raskt bilde av hver oppgaves varighet i dager, uker eller måneder, og viser status basert på prosentandelen som er fullført. Daglig leder kan se om ressursene overbelastes, oppgaver overlapper eller andre problemer eksisterer som kan utgjøre risiko for vellykket prosjektgjennomføring. Microsoft Project er den mest kjente prosjektstyringsprogramvaren. Gantt-kartmuligheter finnes også i andre Microsoft-applikasjoner, for eksempel Excel og Visio, men Microsoft Project inneholder tilleggsfunksjoner, for eksempel synkronisering med Outlook og SharePoint for tidsavsporing og fildeling.

Desktop Software

Profesjonell prosjektstyringsprogramvare som Microsoft Project kan installeres direkte på en PMs datamaskin. Vanligvis er programvaren kjøpt av PMs arbeidsgiver og lisensiert for hver ansattes bruk. Denne tilnærmingen kan brukes når man koordinerer et stort antall mennesker på et enkelt prosjekt. Basert på prosjektets art og antall medarbeidere som kan trenge å se prosjektplaner, kan prosjektplanen legges ut på en dokumenthåndteringsserver for tilgang og gjennomgang av lagmedlemmer. Ved hjelp av denne tilnærmingen kan en enkelt PM administrere prosjektplanen, mens dokumentstyringssystemet gir prosjektgruppemedlemmer en oversikt over arbeidsoppgaver, oppgaver og forfallsdato.

Open Source Software

Open source-programvare gir PM-er på stramme budsjetter med en gratis løsning for å bruke prosjektstyringsprogramvare. Open source-programvare er opprettet av utviklere fra hele verden, og PM kan besøke open source-nettsteder for å laste ned programvaren direkte. Mens open source-programvare er gratis, bør et selskap som vurderer dette alternativet vurdere prosjektets art og evaluere programvaren for å kontrollere at den oppfyller sikkerhetsbehov for arbeidsplassen. Hvis programvaren skal brukes over lengre tid, er det viktig å undersøke sikkerhetsoppdateringer til støtte for krav til informasjonsteknologi. Tilgjengelige muligheter for åpen kildekode for PM er blant annet ProjectPier, TaskJuggler og Todoyu.

Programvare som en tjeneste

Et alternativ til å laste ned prosjektstyringsprogramvare involverer bruk av elektroniske applikasjoner via en programvare-som-en-tjeneste, eller SAAS-modell. SAAS-programvaren brukes på abonnementsgrunnlag og er tilgjengelig fra programvareselskapets nettverk. En PM har mulighet til å abonnere på månedsbasis eller årlig. Denne tilnærmingen tillater PM å betale et fast, månedlig abonnementsavgift uten behov for kontrakt. Microsoft tilbyr dette alternativet for sin Microsoft Project-programvare. Basecamp, Intuit QuickBase, FogBugz, Huddle og Clarizen Work Management Solutions tilbyr også SAAS prosjektledelse applikasjoner.

Serverbaserte løsninger

Serverbaserte programvareløsninger gir et annet alternativ til direkte nedlasting av desktop programvare. Serverbaserte løsninger ligger i datamaskinrommet på arbeidsplassen, og administreres av IT-avdelingen. I en situasjon der flere, ikke-relaterte prosjekter eksisterer, tillater denne tilnærmingen hver prosjektleder å administrere prosjektplaner, tidslinjer og ressursoppgaver uten å måtte administrere programvaren. Å ha programvare sentralt installert, sikrer også at serveren som henter programvaren, oppfyller sikkerhetsbehov for arbeidsplassen. Leverandører som tilbyr serverbaserte applikasjoner for prosjektledelse, inkluderer Microsofts Project Server 2013 og Oracle Primavera.