W2 Sysselsettingskrav

En arbeidsgiver må legge inn W-2, Lønn og Skattemelding, for alle sine ansatte. Ikke å sende W-2s til alle ansatte, eller sende inn W-2s sent, kan bety stive straffer for virksomheten. Bedrifter kan enten fil W-2s manuelt eller elektronisk via nettsiden for personvernsadministrasjon.

Skriv inn medarbeiderens navn riktig

I boks E angir du ansattes fornavn og mellomstart i den første boksen, ansattes etternavn i den andre boksen og medarbeiderens suffiks, hvis det er aktuelt, i den tredje boksen.

Skriv inn lønnsinformasjon riktig

Skriv inn lønnsbeløpet, inkludert desimalpunkt og sent. Ikke ta med et dollarskilt når du skriver inn lønnsinformasjon.

formatering

Bruk bare svart blekk når du fyller skjemaene for hånd. Blekklighter enn svart er ikke akseptert fordi blekket kan falme, noe som skaper en mulighet for feilinformasjon. Hvis du fyller ut skjemaet på en datamaskin, bruker du Courier 12-punkts skrifttype, hvis det er mulig. En større skrift er bedre enn en mindre, men sørg for at all informasjon passer i de aktuelle boksene.

Sender skjemaene

Send kopi A av skjema W-2 til Sosial Sikkerhetsadministrasjons datoperasjonssenter. Send kopi 1 til alle nødvendige skatteavdelinger, inkludert stat, by og lokale byråer. Du kan sende opptil 249 Form W2s via post i samme pakke.

Obligatorisk elektronisk arkivering

Hvis du sender 250 eller mer Form W-2, må du arkivere elektronisk. Hvis du av en eller annen grunn ikke foretrekker å arkivere elektronisk, kan du be om et frafall ved å sende skjema 8508, forespørsel om frafall fra arkiveringsinformasjon, returneres elektronisk. Du må sende skjemaet 45 dager før forfallsdato for skjema W-2.

Arkiveringsdatoer

Hvis du sender skjema W-2, må regjeringen motta dem 28. februar. Hvis du arkiverer elektronisk, skjemaer forfaller innen 31. mars. Du kan straffe for innlevering av sen W-2s.