Typer av interne kontroller i en matbutikk

Dagligvarebutikker står overfor en rekke utfordringer i å holde inventaret sikret og finansiell rapportering nøyaktig. Lager tyverier av ansatte eller kunder resulterer i fortapt fortjeneste for butikken og høyere priser for ærlige kunder. Ukorrekt finansiell rapportering resulterer i dårlig beslutningsprosesser da eieren stoler på informasjonen i de finansielle rapportene. Interne kontroller reduserer potensialet for stjålet lager eller unøyaktig rapportering.

Behov for kontroller

I dagligvarebutikker må forgjengelige varer lagres riktig for å sikre salgbarhet. Mange produkter er små nok til å passe inn i en forbrukers lomme. Kasseapparater jobber direkte med kontanter, og revisor bestemmer hvilke leverandører som skal betale. Interne kontrollprosedyrer begrenser muligheten for ansatte eller kunder å misbruke eller stjele butikkens eiendeler og minimere muligheten til å misregistrere finansielle poster.

Adskillelse av oppgaver

Separering av oppgaver refererer til å tilordne spesifikke oppgaver i en prosess til forskjellige mennesker. Dette gjør det mulig for hver person å gi en dobbeltsjekk på den andens arbeid. Eksempelvis utveksler kontanter ofte gjennom hele dagen i utkørselslinjen, og du kan tilordne en egen ansatt å telle pengene i kassererens register ved slutten av skiftet for å sikre at den legger til. I butikkområdet hvor ansatte mottar matforsendelser fra leverandører, kan en ansatt motta forsendelsen, og en annen ansatt kan verifisere varelageret mens de setter elementene på hyllen.

revisjoner

Revisjoner gir ledelsen muligheten til å gjennomgå arbeidet gjennom hele måneden. En revisjon reproduserer arbeidet for å se om det samme svaret oppstår. Under en lagerrevisjon teller dagligvarehandlerne produktene på hyllene og på lageret og sammenligner tallet til mengden som er registrert i butikkens poster. Avvik identifiserer feil eller potensielt tyveri.

dokumentasjon

Kasseapparater oppretter kvitteringsbånd av transaksjonene som skjedde under hvert skifte. Lagerhus opprettholder kopier av mottatte dokumenter og overføringer til butikkhyller. Ansatte bruker stempelkort eller elektroniske logger for å registrere timene de jobber. Denne dokumentasjonen gir verifisering om at lagertransaksjoner skjedde, at ansatte arbeidet med de rapporterte timene, og at salgsinformasjonen er korrekt.