Typer av sysselsettingskontrollfilsystemer

I USA er det arbeidsgiverens ansvar å sikre at alle ansatte i selskapet er lovlig autorisert til å jobbe. Selv om premissene til dette kan virke enkle, hvis du er en liten bedriftseier uten en stor human ressursavdeling eller en dedikert HR-person, kan det være utfordrende å forstå de juridiske vanskelighetene. Heldigvis trenger du ikke å ha en bakgrunn i arbeidsrett for å lage arkiveringssystemer som vil hjelpe deg med å organisere medarbeiderens kvalifikasjonsinformasjon.

I-9 skjemaer

Ifølge amerikanske statsborgerskap og innvandringstjenester må alle arbeidsgivere i USA fullføre og beholde I-9 skjemaer for hver ansatt person. Dette inkluderer både amerikanske statsborgere og ikke-borgere som har autorisasjon til å jobbe i USA. Del 1 av skjemaet fylles vanligvis ut av den ansatte og består av et område for arbeidstakerens opplysninger, inkludert juridisk navn, fødselsdato, adresse og personnummer . Seksjon 2 er fullført av arbeidsgiveren og er hvor arbeidsgiver fyller inn opplysninger fra arbeidstakerens arbeidstillatelsesdokumenter. Noen godkjente arbeidstillatelsesdokumenter inkluderer et gyldig førerkort og personnummer, et amerikansk pass og et permanent oppholdskort.

Arkivere fullført I-9-skjemaet

Mange arbeidsgivere lager kopier av de ansatteidentifikasjonsdokumenter, for eksempel førerkort eller pass. De legger deretter den utfylte og signerte I-9-skjemaet separat fra identifikasjonsdokumenter. I-9-filene og identifikasjonsdokumenter er vanligvis sikre filer som er merket private eller til og med låst opp. Arbeidsgivere gjør dette for å forhindre identitetstyveri, samt sørge for at personlig medarbeiderinformasjon forblir privat.

Programfiler

De fleste arbeidsgivere beholder også ansattes applikasjoner på filen. Selv om det ikke er lovlig lov at ansattes søknader og I-9 skjemaer blir arkivert separat, gjør de fleste HR-avdelinger det. Denne arkiveringsøvelsen er gjort, fordi hvis du noen gang står overfor en revisjon for ansettelsesbekreftelse fra USCIS eller US Department of Labor, vil det være mye lettere å finne informasjonen enn å grave gjennom hundrevis av filer fylt med papirapplikasjoner, konfidensialitetsavtaler og andre ansatt skjemaer, for eksempel resultater med narkotika-screening. Den andre begrunnelsen for å sende inn I-9 separat er at I-9 vanligvis har informasjon om en ansattes nasjonalitet. Hvis denne informasjonen blir sendt bort sikkert, kan arbeidsgiveren forhindre at andre ansatte diskriminerer en ansatt basert på etnisk tilhørsforhold.

Holde filene

I-9 er ikke sendt inn til USCIS - den holdes hos arbeidsgiveren. Ifølge USCIS, må dette skjemaet holdes i minst tre år etter leie dato eller i minst ett år etter at en ansatt er avsluttet. Noen selskaper holder filene lenger enn minimumskravene og lager tilleggsarkiveringssystemer for eldre I-9.