Dokumentasjonskrav for næringsutgifter med IRS

Mens Internal Revenue Service krever at virksomheten din bare sender inn papirtyper, for eksempel 1099 skjemaer, er riktig dokumentasjon kritisk dersom bedriften din noen gang står overfor en skatterevisjon. Med mindre du har tilstrekkelige notater og kvitteringer som dokumenterer hver forretningsutgift du har trukket på tidligere selvangivelser, kan skattemyndighetene finne deg ansvarlig for tilbake skatt i tillegg til store bøter og rentebetalinger.

Fotografisk dokumentasjon

For å kreve et fradrag for et hjemmekontor, må du dedikere kontorområdet ditt til arbeidsmessige formål. Mengden av leie eller boliglån, verktøy og til og med telefonregningen er direkte korrelert med kvadratfotene i denne dedikerte plassen. Bonnie Lee of Entrepreneur Magazine foreslår at du tar daterte bilder av hjemmekontorommet ditt som beskyttelse i tilfelle en revisjon, spesielt hvis plasseringen eller området på kontoret din endres over tid. I noen tilfeller kan en video av noen som måler plassen eliminere behovet for hjemmebesøk under en revisjon.

Fotografier av beslektede eiendeler eller utgifter du ikke har kvittering for, for eksempel en re-purposed bokhylle du bruker nå på hjemmekontoret din, er også nyttig.

Langsiktig registrering

IRS kan revidere en avkastning fra år siden, så det er viktig å beholde gamle poster. I et intervju med Inc. Magazine foreslår regnskapsfirmaet Hirsch & Silberstein å holde alle kvitteringer, kansellerte sjekker og kontoutskrifter i minst syv år. Ha alltid eiendomsrekorder og kopier av hver tidligere avkastning, uansett hvor gammel.

Ansattes dokumentasjon

I følge IRS må du ha hver ansatt fylle ut skjema I-9: Verifikasjon for ansettelsesberettigelse. Du må også få ansatte til å fylle ut skjema W-4: Medarbeiderens tilbakeholdelsesbevis for å beregne beløpet som skal tilbakeholdes fra lønnsslippene. Frilansentreprenører og andre sporadiske arbeidstakere skal fylle ut skjema W-9: Forespørsel om skattebetalers identifikasjonsnummer og sertifisering. Oppbevar originale kopier av alle disse skjemaene på ubestemt tid.

Hvis du har ansatte, må virksomheten din fylle ut skjema W-2: Lønn og skatteoppgave med IRS og distribuere en kopi til arbeidstaker og Sosial Sikkerhetsadministrasjon innen 31. januar hvert år. Hvis du har ansatt noen uavhengige entreprenører, må du sende Form 1099-MISC til IRS og gi en kopi til entreprenøren innen 31. januar hvert år.

Kvitteringer for innkjøp og utgifter

IRS-publikasjon 583 skisserer en komplett liste over kjøp og utgifter som det oppfordrer bedriftseiere til å opprettholde poster. En bestemt metode for registrering er ikke nødvendig, men du bør ha nok dokumentasjon for å verifisere eventuelle kostnader eller kjøp du hevdet på selvangivelsen din, i tillegg til verifisering av alle virksomhetsinntekter. Organiser kvitteringer etter regnskapsår og kategori for enkel fremtidig referanse.