Slik skriver du en varsel om tilbakekalling av produkter

Unnlatelse av å handle raskt hvis et produkt som selgeren selger, er funnet å være feil eller farlig kan bli en juridisk og PR-mareritt. Så snart du er varslet om et problem med et av produktene som virksomheten din selger, må du flytte raskt for å sikre at kundene dine - det være seg forhandlere, medlemmer av det offentlige eller begge deler - blir informert om utgitt og vet hvordan du returnerer eventuelle fornærmende elementer. En av dine første skritt vil være å skrive et produkt tilbakekallingsvarsel.

1.

Samle ledergruppen sammen når du mottar informasjon om at en av produktene dine kan være feil eller farlig. Fastslå hvilke produkter eller produkter som er berørt, og om problemet er isolert for en enkelt vareparti.

2.

Kontakt reguleringsmyndigheten som styrer din bransje. Det kan ha spesifikke tilbakekallingsprosedyrer. Det kan også være lurt å gi en felles varsel med firmaet ditt.

3.

Skriv ut en pressemelding med "URGENT: [PRODUCT NAME] RECALL" skrevet øverst på siden sammen med datoen. Ta med en detaljert beskrivelse av produktet og eventuelle produktkoder eller serienummer som vises på selve gjenstanden eller emballasjen. Skriv en beskrivelse av problemet. Vær oppmerksom på at kundene ikke skal bruke produktet og forhandlerne til å ikke selge det. Forklar hvordan kunder eller forhandlere kan gå om å returnere produktet for full refusjon. Inkluder en gjengivelse av produktets etikett og et bilde av varen selv. Legg til et telefonnummer og e-post og postadresser der kundene kan kontakte firmaet om tilbakekallingen.

4.

Send pressemeldingen til nyhetstrådstjenester for distribusjon til medieforretninger og legg inn den på nettstedet ditt. Hvis du har en database med e-postadresser og postadresser til kunder som kjøpte det berørte produktet, send dem en versjon av pressemeldingen din i form av brev eller e-post. Hvis du har levert det berørte produktet til forhandlere eller grossister, send dem en kopi av din tilbakekallingsvarsel, og kontakt dem på telefon for å ordne retur.

5.

Lag store plakater som inneholder samme informasjon du legger inn i pressemeldingen din, for å vise i butikkene dine hvis du også har en detaljhandel.

6.

Design en utskriftsmedieannonse som inneholder tilbakekallingsvarselet. Sett det på nettstedet ditt. Kjøp media plass i lokale eller nasjonale aviser eller magasiner for å vise det. Du kan også vurdere å ansette et PR-byrå som spesialiserer seg på krisestyring.