Hvordan skrive en samlingspolicy for et medisinsk kontor

Å sende utestående pasientregninger til innsamlingsagenter koster deg verdifull tid og penger. Før du tar den veien, er det best å samle gjeld i huset. Dette oppnås best ved å skape retningslinjer for ansatte og pasienter til å følge før du selv åpner øvelsen. Hvis du ikke har skriftlige innsamlingsinstruksjoner, opprett effektive retningslinjer for å redusere tapene dine og bygge en jevn betalingsprosess i din praksis.

Opprett plan for å samle medbetalinger

En av de enkleste måtene å samle innbetalinger på er å kreve full betaling når pasientene logger på hver avtale. Ifølge den amerikanske medisinske foreningen beveger helseforsikringstrender seg mer og mer av ansvaret for betaling til pasienter, og leger må være oppmerksom på dekningendringer som de oppstår. I policyen må du rette resepsjonens resepsjonister til å vurdere hver pasients nåværende forsikrings ID-kort for å sikre at den aktuelle sambetalingen er samlet. Legg inn et skilt i resepsjonen at sambetalingene forfaller ved innsjekking.

Insistere på velutdannede kodere

Kolleksjonspolicyen din bør inneholde klare instruksjoner for kontorsjefen din for å sjekke legitimasjon av medisinske faktureringsklienter som tilordner koder til forsikringskrav før de sendes ut. Du kan miste penger og motta unøyaktige og utilstrekkelige forsikringsgebyr på grunn av feil koding. Inkluder spesifiserte, obligatoriske treningsplaner for dine faktureringspersonale gjennom medisinske foreninger, forsikringsselskaper og andre tilgjengelige opplæringskilder. Trene alle faktureringsklienter på ulike forsikringsprosedyrer og hvordan du kan klage på en korrekt måte.

Bestem betalingsformer du godtar

Et effektivt medisinsk kontor setter opp planer med kredittkortleverandører for å godta betalinger med debet- og kredittkort på kontoret. Enten du tar kortet ved innsjekking for sambetalingen eller stole på utbetalinger via telefon når du foretar oppfølging, krever unreimbursed utgifter, å kunne godta alle typer kredittkort vil strømlinjeforme samlingene dine betydelig. Samtidig opprett prosesser for å akseptere sjekker som inkluderer kontrollidentifikasjon. Innlemme noen av praksisene fra Federal Trade Commission for å merke rødt flagg for å oppdage bedrageri eller identitetstyveri. Det kan inneholde mistenkelige identifikasjonskort som ser forandret, ugyldige telefonnumre og adresser, og når en person ikke samsvarer med beskrivelsen på den presenterte IDen.

Utvikle plan for skjæring av pasienter

Enten du ser pasienter uten forsikring som betaler kontant eller gir pasienter med høye innbetalinger for å overføre en balanse, må du sette opp retningslinjer som leder ansatte til å kutte folk fra tjenester når de har en uakseptabel saldo. Angi en grense, for eksempel $ 100 eller $ 250. Når en pasient skylder deg så mye eller mer, nekter du å se dem før saldoen er betalt. Staver ut i policyen hvor mye du vil ta betalt for sen betaling, ubesvarte avtaler og avgifter du pådrar seg hvis kontoer blir overført til et samlingsbyrå.

Velg samlingsselskap

Til slutt vil det være ganger at du må ty til et samlingsbyrå. Angi tidsfrister i samlingspolitikken som definerer når du skal slå kontoer til et eksternt byrå, slik at ansatte ikke trenger å ta individuelle beslutninger. Forskningsmuligheter i samlingsbyråer og velg en etter nøye intervjuer. Finn ut om byrået har erfaring med helsevesenets samlinger og personvernlover, hvilken prosentandel det tar for samlinger, hva slags informasjon det krever fra deg og hvilke andre tjenester det kan gi deg. Sjekk minst to referanser før du bestemmer hvilket byrå du vil bruke når du trenger det.