Hvordan skrive en RFP for markedsføring Collateral Materials

Hver bedrift har markedsføringsmateriale, enten det er en samling av salgslister for salgsteamet eller produktbrosjyrer for kundene dine. Mens markedsføringssikkerhet inkluderer nettstedet ditt, refererer "materialer" vanligvis til utskriftsmedier. Hvis du planlegger en produktlansering, samler et pressesett, reviderer utdaterte materialer eller deltar på et messesenter, trenger du kanskje kompetansen til et byrå eller en skriver for å produsere materialene dine. I så fall må du skrive en forespørsel om forslag eller RFP.

Første planlegging

Før du skriver RFP, har du noen innledende planlegging å fullføre. Definer først målet for markedsføringsmateriale. For eksempel, hvis du deltar på et messe, vil du trenge sikkerhet, for eksempel en messe banner, bordplater og brosjyrer. Sett deretter et budsjett, som kan være en prosentandel av faktiske eller forventede brutto inntekter generert fra prosjektet. Til slutt tilordne et tverrfunksjonelt prosjektteam, inkludert de som vil jobbe med prosjektet, for eksempel en markedsføringsleder, og de som vil dra nytte av prosjektet, for eksempel et salgsteam.

Det grunnleggende

Start RFP med grunnleggende informasjon, for eksempel en kort oversikt over bedriften og beskrivelse av forretningsmisjonen eller visjonen. Introduser deg selv og opprett en tone for materialene dine. Hvis du er et oppstart energidrikk selskap og ditt oppdrag er å gjøre sunn livsstil, vil en leverandør ha forskjellige ideer enn om du var et konservativt finansfirma. Etablere de tre beste målene for de ferdige materialene.

Omfanget av arbeidet

Beskriv dine forventninger til de endelige resultatene. Forklar hvordan materialene skal distribueres eller vises. Beskriv hvilke strategier du vil bruke. For eksempel, hvis sikkerheten din er for et salgssett, forklar hvordan salgsrepresentantene dine ville bruke materialene på en samtale og hvilke deler som ville bli igjen hos potensielle kunder. Forklar også hva som er ute av bruk. Mens et byrå kan utmerke seg på rebrands, være klart at prosjektet ikke inkluderer det.

Leverandørkapasiteter

En del av din RFP er designet for å gi deg innsikt. Spør hvilke kjernekapasiteter en leverandør har. For eksempel, hvis du skal på messesenter og trenger multimediesikkerhet, spør om skriveren kan produsere både bannere og brosjyrer. Hvis du lager et pressesett, spør om byrået også skriver kopi eller gir design og hvis det har en utskriftsleverandør for de endelige leveransene. Spør hvem som ville bli tildelt prosjektet ditt og hva den personen ville rolle.

Estimering og prising

Vær på forhånd og fast om budsjettet ditt. Du kan tilby et utvalg, men vær klar over ditt maksimale budsjett. Dette tillater en leverandør å målrette et prosjekt og pris det tilsvarende, men også være fleksibel dersom uventede kostnader oppstår. Spør hva som kan påvirke sluttprisen og hvordan estimatet bryter ned.

Tidslinje

Når du oppretter tidslinjen, inkluderer du den mest kritiske datoen. Hvis du er på vei til et messeshow, må du ikke bruke datoen for arrangementet som tidsfrist. I stedet angi fristen for når du vil måtte sende materiale til stedet. Arbeid bakover fra den kritiske datoen, og ta med eventuelle viktige møter når bevisene skal sees av andre hos firmaet ditt. Be leverandørene å gi standardavbruddstider for prosjekter som din.

Selgervalg

Når du har en komplett RFP, må du finne potensielle leverandører. Bruk anbefalinger fra ditt profesjonelle nettverk for å begrense søket ditt. Gjennomgang av byråer eller skriverporteføljer online. Lag en kort liste over kvalifiserende spørsmål og samtaleleverandører før du sender ut RFP-en til skjermprosjektet og leverandørens tilgjengelighet. Når du sender ut flere RFP, lager du et regneark for å sammenligne svar om omfang, kostnader og evner.