Slik arkiverer du kvitteringer for små bedrifter

Hvis du ikke har noen andre grunner, må du sende inn kvitteringene dine på en ordnet måte for å ta noen panikk ut av skatteforberedelsestiden. Det hjelper også å vite hva du har brukt etter kategori, slik at du kan vurdere om du er på budsjett eller ikke. Et arkivsystem for en liten bedrift tar bare noen få minutter å sette opp og begrensede forsyninger: Du trenger mapper, filer, en penn og et arkivskap.

Starter

Fil inn kvitteringene som de kommer inn i stedet for å vente på å gjøre en måneds verdien av kvitteringer på en gang. Hvis formålet med kvitteringen ikke er åpenbart, skriv ned hva som var for så snart du mottok det. For eksempel, hvis det er en forretningslunsj, skriv ned kundens navn og forretningsformål med lunsjen - et salgssamtal, for eksempel.

Sorter etter type bekostning

Separat kvitteringene etter type utgift. For eksempel går alle kvitteringer for kontorsmateriell i en haug, alle telekommunikasjonsutgifter i en annen. De fleste regnskapssystemer gir deg en rekke kontoer med koder. Du kan også legge til egne koder og kontoer. Når du oppgir utgiften i regnskapssystemet, skriv koden på kvitteringen. På den måten vet du at den er lagt inn.

Mapper og filer

Mapper går inn i filene, og filene henger på innsiden av arkivskapet. Merk filene med typen utgift, for eksempel telekommunikasjon. Merk hver mappe i filen med delmengden av utgiften, for eksempel Internett-tilgang, mobiltelefon, nettbrett eller fasttelefon og år.

Kronologisk

Sett kvitteringen i riktig mappe i kronologisk rekkefølge, enten med de siste utgiftene foran på mappen eller på baksiden. Det spiller ingen rolle hvor lenge du er konsistent i alle mapper. Sett mappene i riktig fil.

konvolutter

Hvis bedriften din er svært liten, eller hvis du ikke har mange kvitteringer, bruker du en konvolutt for hver type utgift i stedet for filer og mapper. Oppbevar kvitteringene i kronologisk rekkefølge i hver konvolutt. Sett konvoluttene i en trekkspillfil.

Årsslutt

På slutten av året fjerner du mappene fra filene og lagrer dem på et trygt sted. Du må ha kvitteringer hvis Internal Revenue Service bestemmer seg for å revidere virksomheten din. Sett opp nye filer og mapper for det nye året.