Slik bruker du Outlook Business Contract Manager

Som bedriftseier er det viktig å holde oversikt over kontaktene dine, og noen ganger gir et enkelt e-postprogram ikke all kontaktinformasjon du trenger. Hvis du bruker Outlook 2007, har du tilgang til et spesielt tilleggsprogram som er designet for å la bedriftseiere få mest mulig ut av hver kontakt. Dette produktet heter Business Contact Manager, og ved hjelp av det kan du spore dine kunder, dine kunder og dine potensielle kunder.

Logg på datamaskinen og installer Business Contact Manager (BCM) for Outlook 2007. Når produktet er installert, kan du fortsette å holde din personlige kontaktinformasjon i Outlook, men BCM vil tillate å spore kontaktinformasjonen din, noe som gjør det lettere å Hold personlig og forretnings e-postpersoner separat.

Gå til Business Contact Manager-menyen og klikk på "Konto". Gå til Standard-menyen og klikk på "Ny". Å legge til en kontakt til BCM gjør det lettere å finne en bestemt klient for å følge opp på leveranser og nye forretningsmuligheter.

Skriv inn informasjonen for kontakten direkte inn på kontoen. Klikk på "Konto" -fanen på Office 2007-båndet og klikk på "Handlinger" -gruppen. Velg "Lagre og lukk" for å opprette den nye posten. Office 2007-båndet har erstattet menylinjen som ble brukt i tidligere versjoner av Microsoft Office. Båndets utseende er forskjellig fra menylinjen, men funksjonaliteten er mye den samme. Fortsett å legge til alle dine forretningsforbindelser ved å skrive informasjonen til et nytt konto skjema.

Klikk på en e-post for å automatisk legge til en bedriftskontakt fra Outlook. Gå til verktøylinjen for Business Contact Manager og klikk på "E-post automatisk link". E-post automatisk kobling funksjonen gir en rask og enkel måte å opprette en ny kontakt basert på eksisterende informasjon lagret i Outlook.

Velg e-postadressen du vil konvertere til en bedriftskontakt og klikk "OK". Dette lagrer e-postadressen som en ny bedriftskontakt i Business Contact Manager. E-postadressen og navnet på kontakten blir automatisk lagt til; Du kan redigere posten for å legge til flere detaljer om ønskelig.

Klikk på verktøylinjen Business Contact Manager og velg "Business Project" for å opprette en ny prosjektrekord. Gå til Standard-menyen og klikk på "Ny". Prosjektposten er utformet slik at bedriftseiere samarbeider om prosjekter og forretninger med andre parter.

Skriv prosjektinformasjonen direkte inn i skjemaet, klikk deretter på Office 2007-båndet og velg kategorien Business Contact Manager. Klikk på "Handlinger" og velg "Lagre og lukk."

Opprett en konto ved å klikke på Business Contact Manager-menyen og velge "Konto". Klikk på "Standard" og deretter "Ny". Skriv inn informasjonen i kontobillet og klikk på "Konto" -gruppen på Office 2007-båndet. Klikk på "Handlinger" og velg "Lagre og lukk." Opprette kontoer i BCM gir reell verdi til ditt salgsselskap når de følger opp forretningsmuligheter og nåværende kontoer.

Start en ny mulighetsoppføring ved å klikke på Business Contact Manager-menyen og velge "Mulighet". Klikk på "Standard" -menyen og velg "Ny;" skriv inn informasjonen i mulighetsrekordet. Klikk på Office 2007-båndet, velg "Opportunity", klikk på "Actions" og velg "Save and Close." Mulighetsrekordet er laget for å hjelpe deg med å utnytte nye muligheter til å selge selskapets produkter og tjenester.

10.

Importer data fra en distribusjonsliste i Outlook ved å klikke på "Fil" -menyen og velge "Importer og eksporter". Klikk "Business Contact Manager for Outlook" og deretter "Importer en fil." Klikk "Neste" og endre filtypen til "Outlook-kontaktliste." Klikk "Neste" og bruk "Veiviser for import og eksport av forretningsdata" for å importere dataene fra Outlook til BCM.