Slik bruker du datamaskiner for å øke administrasjonseffektiviteten

Bruken av maskinvare, for eksempel bærbare datamaskiner, skannere og skrivere, har eksplodert i de siste tiårene. Programvare utviklet for å øke administrasjonseffektiviteten florerer. Ved å effektivisere bruk av kontorapplikasjoner for tekstbehandling, regnearkoppretting og presentasjoner, kan forretningsadministrative fagfolk øke produktiviteten for alle i bedriften. Små bedrifter kan kjøpe kontorapplikasjoner fra leverandører som Microsoft eller Apple, eller de bruker gratis programvare fra organisasjoner som OpenOffice.org.

E-postprogramvare

Å gjøre det beste ut av et e-postprogram beror vanligvis på innstillingsregler for å håndtere innkommende meldinger, sette opp standarder for signaturer, svar utenfor kontoret og andre maler. For å eliminere forstyrrelser og forbedre produktiviteten, bør vellykket bedriftsledelse legge til rette for bestemte tider på dagen for å gjennomgå e-posten deres. De bør vurdere å slå av den distraherende klokka som kunngjør ny e-post. Spamfiltre hjelper deg med å fjerne unødvendige meldinger. Når ansatte bruker beskrivende emnelinjer, kan ledere raskt skanne innkommende e-post og identifisere den kritiske meldingen som trenger umiddelbar handling. Effektive ledere lærer å håndtere en melding en gang ved å lese den og deretter slette, svare eller arkivere for senere handling i en undermappe.

Workflow og Collaborative Software

Samarbeidsprogramvare, som SharePoint, gjør det mulig for ledere å bruke formelle arbeidsflyter til å sende dokumenter fra en ansatt til en annen. Med klare direktiver arbeider medarbeiderne raskt og sikrer at arbeidet flyter jevnt og effektivt gjennom hele organisasjonen. Ved å skanne papirdokumenter og gjøre dem tilgjengelige online, reduserer småbedriftsforvaltere tiden det tar å kommunisere og dele kritisk informasjon.

Kalenderprogrammer

Vedlikehold av en online kalender hjelper alle å operere mer effektivt fordi alle ansatte kan se og samhandle med en konsolidert visning av arbeidet. Regelmessige møter kan planlegges på forhånd, slik at folk kan planlegge sine egne tidsplaner mer effektivt. Ved å notere ansattes ferier og annen personlig tid vekk fra kontoret, kan ledere raskt se når ytterligere dekning er nødvendig.

Prosjektstyringsprogramvare

Prosjektledelsesverktøy, som Microsoft Project, Basecamp eller Zoho, tillater en opptatt prosjektleder for småbedrifter å legge inn prosjektoppgaver, tildele ressurser og overvåke fremdrift. Fordi informasjon enkelt kan deles med prosjektteammedlemmer, sparer vellykkede prosjektledere tid og reduserer papiravfall. I stedet for å distribuere papirdokumenter for statusoppdateringer, planer eller handlingsobjekter, samarbeider de med lagmedlemmer på nettet og skriver bare ut når det er nødvendig, for eksempel for godkjennings signering.

Smartphones og bærbare datamaskiner

Ved å bruke smarttelefonteknologi holder de ansatte kontakten når de er ute av kontoret. Office-applikasjoner synkroniseres med telefonprogrammer for å maksimere produktiviteten. Effektiv personell opprettholder kontaktlister, personlige notater og avtaler på sine telefoner. De ser dokumenter på sine telefoner og bærbare datamaskiner, og minimerer behovet for papirkopier.

Internett

Bruken av Internett-ressurser reduserer behovet for tungvint håndbøker og annet trykt referansemateriale. Mobilansatte bruker eksterne harddisker og USB-kontakter for å overføre dokumenter fra en datamaskin til en annen, og å lage sikkerhetskopier i nødstilfeller eller katastrofer. Sosiale medier, for eksempel wikier, blogger og fora, gjør det mulig for ledere å samhandle med underordnede, jevnaldrende, overordnede og kunder mer effektivt.