Hvordan skrive et brev til noen avviser dem fra din gruppe

Å skrive et oppsigelsesbrev er et viktig skritt å ta når man avviser en ansatt fra gruppen din. Selv om du vil ønske å møte medarbeideren personlig for å bryte nyhetene, tjener oppsigelsesbrevet som en skriftlig oversikt over de emnene du og den ansatte skal diskutere under møtet. Et godt brev forklarer klart vilkårene for oppsigelsen og gir medarbeideren verdifull informasjon om ubetalte feriepenger og andre fordeler.

1.

Begynn brevet ved å forklare at brevet bekrefter møtet hvor du informerte medarbeider om at hans ansettelse med gruppen din er avsluttet. Inkluder den effektive termineringsdatoen.

2.

Oppgi årsakene til oppsigelsen, for eksempel manglende arbeidsoppdrag som planlagt eller manglende evne til å fullføre oppgavene som er tildelt; sørg for å inkludere alle grunner for oppsigelse. Opplist hver gang arbeidstaker ble gitt tidligere advarsler angående problemet, og vedlegg kopi av de skriftlige advarslene til brevet.

3.

Forklar at medarbeider må slå i selskapets eiendom, for eksempel nøkler, bærbare datamaskiner eller personbiler. Legg merke til datoen da elementene må returneres til deg. Samfunnet for menneskelig ressursforvaltning foreslår at det i brevet oppgis at manglende tilbakebetaling av selskapets eiendom vil bli ansett som tyveri.

4.

Merk om ansatt vil motta betaling for enestående ferielønn, og oppgi hvor mange ubetalte ferietimer som er igjen. Hvis ansatt vil bli betalt avgang, nevner varigheten av avgang som betales i brevet.

5.

Forklar når arbeidstakers helseforsikringsdekning vil avsluttes, hvis det er aktuelt, og diskutere hans berettigelse til å fortsette sin helseforsikringsdekning ved å betale hele premiebeløpet som fastsatt av Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act. Direkte medarbeideren til din personalavdeling bør han ha spørsmål om COBRA-kvalifikasjon og statusen til andre fordeler, for eksempel 401k eller livsforsikringsplaner.

6.

Gi plass til den ansatte til å signere og datere brevet. Signaturen tjener som en bekreftelse på at oppsigelsen ble forklart for ham. Gi ansatt en kopi av brevet.

Tips

• "CPA Journal" anbefaler at de ansatte får god tid under møtet for å lese brevet. Å gi medarbeider muligheten til å lese og behandle brevet gjør at han kan stille relevante spørsmål angående oppsigelsen.
• Hvis arbeidstaker forlater gruppen din, men ikke selskapet, gi en klar forklaring om hans neste trinn i oppsigelsesbrevet. Forklar når ansattes siste dag med gruppen din vil være og be om at han informerer deg eller en utpekt kollega om statusen til hans prosjekter.

Advarsel

• Ikke skriv brevet til arbeidstaker før din personellavdeling har godkjent den. Menneskelige ressurser må sikre at alle disiplinære tiltak som fører opp til oppsigelsen, er fulgt.