Slik gir du en 1099 og W-2 til samme person

Internal Revenue Service (IRS) krever alle virksomheter som ansetter arbeidstakere til å sende en årlig skjema rapportering lønn betalt og skatter holdt tilbake for hver arbeidstaker. Form 1099 brukes til arbeidstakere som er klassifisert som uavhengige entreprenører og Form W-2 er for ansatte. Mens de fleste arbeidstakere bare vil få en av disse skjemaene, vil den samme arbeideren noen ganger motta begge.

Entreprenører og ansatte

IRS vil anta at en arbeidstaker er en ansatt med mindre det er bevis for det motsatte. Dette skyldes i stor grad at den påkrevde avgiften fra en ansattes lønnsslipp er den viktigste måten IRS håndhever samling av skatter fra enkeltpersoner. En arbeidstaker som er klassifisert som en uavhengig entreprenør av arbeidsgiveren, er ikke gjenstand for skattefradrag og mottar alle hans bruttolønn. IRS krever at en slik arbeidstaker oppfyller visse standarder for å være juridisk klassifisert som en uavhengig entreprenør.

Uavhengig Contractor Test

Kun en uavhengig entreprenør kan lovlig gis skjema 1099. En arbeidstaker må oppfylle visse standarder for å bli klassifisert som en uavhengig entreprenør. IRS vil undersøke typen og arten av kontroll over arbeideren og forholdet mellom arbeideren og arbeidsgiveren. En arbeidstaker hvis oppførsel og økonomi er i utgangspunktet kontrollert av arbeidsgiveren, vil bli ansett som en ansatt. For eksempel, en arbeidstaker som må ha sine oppgaver overvåket og kontrollert av arbeidsgiveren er en ansatt. En arbeidstaker som har alle sine utgifter betalt av arbeidsgiveren, vil trolig bli ansett som en ansatt. IRS ønsker vanligvis tilstedeværelse av en skriftlig kontrakt som spesifiserer et uavhengig entreprenørforhold.

Samtidig eller Separat

Det er to situasjoner hvor en uavhengig entreprenør kan motta både Forms 1099 og W-2. Den første er om arbeideren utfører oppgaver som en ansatt og uavhengig entreprenør samtidig for samme arbeidsgiver. I utgangspunktet betyr dette at arbeideren hadde jobb som en ansatt og en annen jobb som entreprenør for samme selskap. Den andre situasjonen er hvor arbeideren holdt disse to jobbene på separate tidspunkter i samme skatteår for samme arbeidsgiver.

Risiko og konsekvenser

Siden IRS er så sterkt avhengig av skattefradrag, vil det utføre revisjoner på arbeidsgivere dersom det er mistanke om feilaktig klassifisering av arbeidstakere som uavhengige entreprenører. Filing både en 1099 og W-2 for den samme arbeideren vil trolig føre til en slik revisjon. Dette gjelder spesielt for det samtidige scenariet. Hvis skattemyndighetene regner med at en arbeidstaker feilaktig er klassifisert som en uavhengig entreprenør, er det betydelige skattestraff pålagt både arbeidsgiver og arbeidstaker. En måte å unngå en slik konsekvens på er at arbeidsgiver eller arbeidstaker skal sende skjema SS-8 på forhånd til IRS, noe som vil resultere i at IRS offisielt bestemmer riktig arbeidstakerklassifisering.