Slik løser du en feil prøveversjon

Ved utgangen av måneden når det er på tide å balansere regnskapsbokene og gjøre deg klar for neste regnskapsperiode, er det en av de første trinnene som samler en prøvebalanse. Fra det tidspunktet kan du fullføre resten av regnskapsprosessen. Men hvis det er feil på prøvebalansen, til du finner og korrigerer disse feilene, kan du ikke gå videre. Å vite hvordan du håndterer forsøksbalansefeil, og deres korreksjon tar øve og tålmodighet, men det kan gjøres.

Hva er en forsøksbalanse?

Forsøksbalansen er en forretningsenhets første forsøk på å balansere sine bøker når en regnskapsperiode avsluttes. Det tar sluttbeløpene fra hver hovedbok konto. Hovedbokstavsbalansen består av innlegg fra de generelle journalpostene som gjøres gjennom regnskapsperioden, og disse journalpostene er historien til hva virksomheten gjorde i regnskapsperioden. Hvis det gjøres riktig, vil debitssiden av prøvebalansen være lik kreditt siden. Hvis de ikke er lik, må det bli noen undersøkelser som finner feilen, slik at regnskapsprosessen kan fortsette.

Hvor feil oppstår

En av de vanligste feilene som oppstår når man samler en prøvebalanse, bytter rundt tall. Transposisjon feil i en prøvebalanse oppstår når to tall byttes ved en feil. For eksempel er $ 675 oppgitt som $ 657, eller $ 989 er oppgitt som $ 899. En annen vanlig feil er at du legger til feil boks, som kaster av balansen i store bokstaver i to forskjellige hovedbokregnskap. En tredje mulighet er at enkelte kontoer utilsiktet utelates når prøvebalansen er opprettet.

Hvordan finne og rette feil

Den enkleste måten å starte på er å omdanne prøvebalansen trinnene. Se på balansen på balansen og sammenlign dem med beløpet som er oppgitt til prøvebalansen. Hvis disse tallene samsvarer, legg igjen debet- og kredittkolonnene igjen. Hvis tallene ikke endres, kan du prøve transponeringstricket. Hvis forskjellen mellom debet- og kredittalltallene er delt med 9, er det en god sjanse at et nummer ble gjennomført på et tidspunkt. Hvis for eksempel debitsiden er $ 6549 og kreditt siden er $ 6459, er forskjellen $ 90, som er delbar med ni. Hvis dette er tilfelle, må du se nærmere på hovedbokspostene og sammenligne dem med de generelle journalpostene. Start med ledgers med de fleste transaksjoner, for eksempel Kontanter eller Salg, og arbeid deg gjennom de andre, til du finner feilen.

Færre feil med programvare

Selv om datastyrt programvare ikke er perfekt, hjelper det definitivt med problemer som feil i en prøvebalanse. I mange tilfeller, så snart feilen er gjort, vil programvaren varsle deg. Hvis du gjør en feil i den generelle journalen, kan programvaren hente mangelen på en tilsvarende oppføring. Hvis du for eksempel debiterer kontantsalg for $ 450 og kreditt-salg for $ 550, vil programvaren legge merke til at enten kontanter eller salgskontoer mangler en samsvarende transaksjon. Så, hvis du fortsatt gjør regnskap på den gammeldags måten - ved hjelp av håndskrevne tidsskrifter og ledgers - vil du kanskje vurdere å bytte til et datasystem. Beskyttelsen, kontrollen og balansen gjør prosessen med å fullføre regnskapsføringsprosessen som er mye enklere, og det er også mye raskere.