Slik arkiverer du Avbestillte sjekker i bedriften

En avbrutt sjekk er en som er blitt innbetalt av betalingsmottakeren og ryddet av bankinstitusjonen din. Et fornuftig arkiveringssystem for kansellerte sjekker gir operasjonelle fordeler og juridisk dekning for en bedrift. En bedrift kan sende sine kansellerte sjekker i elektronisk eller fysisk format basert på individuelle preferanser.

Grunner til å holde sjekker

Den viktigste grunnen til å holde avlyste sjekker er å fremlegge bevis ved skattesjekk. Avlyste kontroller gir solid bevis på at utgiftene du påstår på selvangivelsen, egentlig eksisterer. Det er best å holde kansellerte sjekker i minst syv år for skatt, selv om det teknisk sett kan IRS utfordre enda eldre avkastninger dersom de mistenker svindel. Bortsett fra den juridiske fordelen, kan avbestillte sjekker forenkle bokføringsoppgaver og kan bidra til å forhindre dobbeltbetalinger til leverandører.

Fysisk vs Elektronisk

Noen banker returnerer fortsatt originale kansellerte sjekker til kunder som ber om dem. De fleste banker utsteder imidlertid fysiske eller elektroniske kopier av kansellerte kontroller i stedet for originaler. IRS tillater enten fysiske eller elektroniske kopier som gyldig bevis, slik at bedriftseiere kan velge det som fungerer best for deres virksomhet. Mange banker tillater kundene muligheten til automatisk å motta alle kopier av deres kansellerte sjekker sammen med deres fysiske og elektroniske månedlige utsagn.

Arkivsystem

Uansett om du velger elektroniske eller fysiske sjekkkopier, trenger du et fungerende arkiveringssystem. Det er to hovedalternativer for arkivering av kansellerte sjekker: etter tidsperiode eller av leverandør. Arkiveringskontroll i månedlige trinn gjør det lettere å slette eller ødelegge gamle sjekker som du ikke lenger trenger. Den månedlige metoden fungerer også bra hvis du laster ned elektroniske kopier fra ditt månedlige kontoutskrift. Filing ved leverandør gjør det lettere å analysere hvor transaksjonene dine kommer fra, men du kan alltid bruke regnskapsprogramvaren til å gjøre det.

Andre detaljer

Små detaljer kan ta sjekk arkiveringssystemet fra bra til bra. Du kan drepe to fugler med en stein hvis du legger til en avbrutt sjekk til den tilhørende fakturaen og legger dem sammen. Dette gjør det enkelt å fange ubesvarte betalinger på innkommende fakturaer. Pass på at du merker eller sjekker på en faktura når du skriver sjekken. Dette bidrar til å sikre at du ikke ved et uhell betaler fakturaen to ganger. Hvis arkiveringssystemet ditt er fysisk, behold det i et låst arkivskap for ekstra sikkerhet. Hold en sikkerhetskopi av elektroniske arkiveringssystemer eller hold dem på skyen for å unngå tap av data.