Effektive kommunikasjonsmetoder i en organisasjon

Som en gruppe er småbedriftseiere kjent som gode snakkere. Vanligvis har de mye å snakke om - nemlig de produktene eller tjenestene som representerer deres livs lidenskap så vel som deres virksomhet. Likevel betyr denne "gaven for gab" ikke nødvendigvis en effektiv kommunikasjon. På samme måte som hørselen skiller seg fra å lytte og lese, garanterer ikke forståelse, fører bare snakk ikke alltid til nyttig kommunikasjon. Og om en liten bedrift eier 10 ansatte eller 100, kan han banke på en viss sikkerhet: Han vil forventes å kommunisere informasjon, tydelig og diplomatisk, hver dag.

Mer enn hans tilfredshetskvotient avhenger av denne ferdigheten; Fremtiden for hans virksomhet kan avhenge av det også - i hvert fall hvis du tror at en virksomhets vekst er knyttet til medarbeider tilfredshet og motivasjon.

Derfor er det fornuftig for selv de mest verbose småbedriftseiere å finpusse sine medfødte ferdigheter og gjennomgang:

De grunnleggende kommunikasjonsbehovene til en liten bedrift.
De forskjellige kommunikasjonsmetodene.
Hvordan informasjon skal kommuniseres til ansatte. Effektive strategier for organisasjonskommunikasjon. Kostnaden ved å ignorere organisasjonskommunikasjon.

Hva er en organisasjons kommunikasjonsbehov?

Godt før lanseringsdagen konfronterer småbedriftseiere mange problemer som tester deres kommunikasjonsferdigheter (og deres tålmodighet). De må sette opp verktøy som telefon, elektrisk og Internett-tjenester. De må bestille kontorrekvisita og forhandle leveringsplaner. De må sørge for at deres markedsplan er finessert og deres regnskapssystemer er på plass. Og selvfølgelig må de annonsere for, intervju og ansette folkene som vil jobbe side om side med dem når de går i gang med den nye virksomheten.

Alle disse møtene gir god praksis for typer kommunikasjon småbedriftseiere vil være ansvarlige for etter lanseringsdagen. Problemene i seg selv vil variere fra det trivielle ("Hvem forlot brusen i fryseren som eksploderte over natten?") Til det enormt betydelige ("En ny konkurrent har nettopp flyttet seg inn i blokken, her er hvordan vi skal reagere.").

Målene med denne interne kommunikasjonen vil generelt falle inn i en eller flere av følgende kategorier:

Å informere, uten tvil den vanligste formen for forretningskommunikasjon. Det følger av det at velinformerte medarbeidere generelt klarer seg bedre på jobben, så lenge informasjonen de får er nøyaktig, meningsfylt og nyttig. * Å gi råd, ofte i form av instruksjoner og opplæring.
Å tilby forslag, ideer og meninger, hvis kvalitet kan forsegle en småbedriftseieres status som en autoritativ opinionsleder. * Å overtale, og ideelt sett på en måte å være forsiktig, snarere enn tvungen.
Å motivere -
Når kommunikasjonen også er inspirerende, kan den gjøre underverk for å skape og sementere lojaliteten hos medarbeiderne. Å gi tilbakemelding, spesielt på resultatmål. Å kontrollere en prosess eller utfall, noe som kan høres formidabelt til du tenker på mulighetene. Ansatte i enhver bedrift må følge visse retningslinjer, prosedyrer eller protokoller. På denne måten kan kontroll av en prosess eller utfall hjelpe småbedriften til å fungere jevnt og uten avbrudd.

Hva er de forskjellige kommunikasjonsmetodene?

Selv om du knapt har sprukket åpne din månedlige markedsføringsplan, er du sannsynligvis rammet av de ulike taktikkene dine markedsføringsteam har utviklet for deg. Det er som det burde være, spesielt i en virksomhets tidlige dager.

Hvis du er opptatt av å holde styr på dem alle, vil det være spesielt godt at intern kommunikasjon hovedsakelig kommer ned til to forskjellige metoder: skriftlig og verbal.

Dette kan høres enkelt nok, men det er verdt å vurdere mulighetene som begge metodene tilbyr:

Skriftlig kommunikasjon inkluderer e-post, brev, notater, forslag, brev, treningshåndbøker, retningslinjer og sosiale medier. * Verbal kommunikasjon inkluderer ansikt til ansiktskommunikasjon, både individuelt og i grupper, og flere kanaler, telefon og telekonferanseverktøy.

Selv to kommunikasjonsmetoder kan gi deg noe å tenke på. Med andre ord, hvordan vet du hvilken metode du vil stole på? Det vil avhenge av situasjonen, men skriftlig kommunikasjon kan være mer egnet når:

Umiddelbar tilbakemelding er ikke nødvendig.
Meldingen er svært detaljert eller kompleks (det betyr at det kan leses flere ganger for å sikre forståelse). Mottakeren er midlertidig utilgjengelig. En permanent registrering av meldingen er ønskelig.

Verbal kommunikasjon kan være det bedre valget hvis:

En melding er presserende eller rettidig. Interaksjon eller øyeblikkelig tilbakemelding er nødvendig. Meldingen er enkel og grei.
Ingen permanent registrering er ønsket.

Noen småbedriftseiere vil legge til en tredje - og ofte like effektiv - metode: ikke-verbal kommunikasjon. Dette er et gyldig poeng, særlig fordi mange kommunikasjonsstudier viser at folk vurderer en verbal melding så mye for innhold som for hvordan det kommuniseres gjennom tegn som tonefølge, øyekontakt, ansiktsuttrykk, kroppsspråk og holdning.

Hvordan skal en organisasjon kommunisere informasjon til ansatte?

Hvis du spør, vil du sannsynligvis få nok av konstruktiv tilbakemelding om din leveringsstil. Men ingen medarbeider vil kunne feile kommunikasjonsmetodene dine hvis du hever til bestemte prinsipper:

Vær rettidig. Gjør ditt beste for å sikre at ansatte får nyheter og informasjon fra deg, ikke en tredjepart. Hvis informasjonen er konfidensiell, si det. Folk er kjent for å være troverdige med sensitiv informasjon; Faktisk er de ofte smigret av forlengelsen av tillit. De har en tendens til å sladre og spre rykter i fravær av informasjon. Vær ærlig. Du kan eller ikke abonnere på ideen om "åpenhet." Det kan være ganger når du ikke kan, eller bør ikke, formidle viss informasjon til dine ansatte. Men informasjonen du overfører må være ærlig for at du skal bli sett på som troverdig. Vær faktisk. Din troverdighet avhenger også av kvaliteten på informasjonen du oppgir. Så hvis en tredjepartskilde støtter saken din, må du bruke den som støtte.
Vær målbevisst. Dine ansatte bør aldri bli igjen for å lure på, "Hva var poenget med det ?" Faktisk bør du ha en klart definert hensikt før du selv planlegger innholdet i en skriftlig eller verbal melding.
Være klar. Lettere enn det høres ut, som klarhet kommer ofte med praksis. Smør din lærekurve ved å bruke enkle, presise språk og unngå komplekse termer. Dette er ikke å si at du skal "dumme ned" meldinger; Dine ansatte er sannsynligvis svært slående. Men hvis du er redd for at en idé eller et konsept kan skape forvirring, må du sikkerhetskopiere det med en illustrasjon eller et eksempel, slik at meldingen din forstås.
Vær rettferdig og respektfull. Presentere alle sider av en situasjon, og unngå forutinntatt, nedsettende og sårbart språk. Det kan bidra til å huske at du som eier av små bedrifter stiller tonen til organisasjonen. Og hvis dine ansatte hører deg, for eksempel, åpenlyst disparage en konkurrent, vil de trolig føle seg berettiget til å gjøre det samme.
Være trygg. Hvis du ikke er sikker på tidspunktet, naturen eller innholdet i en melding, følg dine bedre instinkter og gi saken mer tanke før du handler. Folk er ofte raske til å hente på tøft og usikkerhet, og slike tvil vil nesten helt sikkert undergrave meldingen.

Hva er typene effektiv organisasjonskommunikasjon?

Du ville ikke være en liten bedriftseier hvis du ikke var ivrig etter å sette din imprimatur på temaet organisasjonskommunikasjon. Dessuten, hvilken god er den "gaven til gab" hvis du ikke er villig til å blande opp ting og lage din egen kommunikasjons "cocktail"?

Naturligvis vil du ønske å vedta strategier som utfyller din personlige stil og komfortnivå. Som mange bedriftseiere kan du føle deg mest komfortabel med tradisjonell oppsøkingsinnsats, spesielt ansikt til ansiktssammenheng. Men etter hvert som bedriften din vokser, og du ser etter måter å holde medarbeiderne engasjert, produktive og motiverte, kan noen av disse tradisjonene-møter nyhetene hjelpe deg godt:

Tilbakevendende møter, med en vri. Det er ikke noe nytt (eller noen vil si spennende) om møter, men dette avhenger av hvem som kjører dem - og hvordan. Ring dem "innsjekking", hvis du ønsker det, men vanlige "gruppemøter" kan holde ansatte ansvarlige og fokuserte. Hvis du er bekymret for avtagende oppmerksomhetsnivåer, hold "stå opp" møter, der alle forblir stående. (Sesjonene kan også være kortere.) Alternativt, sett deg ned i en sirkel. Eller planlegg en "runde opp" hver fredag, seguing til en sosial time for å avslutte uken på et optimistisk notat.
En åpen og svingdør. Åpen dørpolitikk tar ikke akkurat småbedriftsverdenen med stormen heller. Men tenk på dine ansattes overraskelse når du reverserer paradigmet og går gjennom døren og trekker opp en stol for en snakk, uformell eller på annen måte. Hvis du virkelig vil lede med eksempel og ønsker at ansatte skal gå gjennom døren din for å snakke med deg, gjør det klart at du tror at åpne dører skal svinge begge veier.
Mentor med mening. Det er lett å overse ombordstigningsprosedyrer, og det tar for gitt at nye ansatte vil "lære når de går." Lette deres lærekurve ved å tildele en mentor som vil tjene som deres ressurs i minst seks måneder. De andre fordelene: Mentorer verdsetter vanligvis statusen (lokker sunn konkurranse blant sine kolleger) og rapporterer ofte konstruktiv kritikk til sjefen (deg).

Hva er effekten av dårlig organisasjonskommunikasjon?

Du har sikkert funnet ut at effektiv kommunikasjon tar tid. Det tar tid at du helst vil nyte som en stille lunsjtid enn å dømme en debatt mellom to arbeidsteam. Det tar tid når du foretrekker å gå hjem på slutten av dagen, i stedet for å ligge i gangen for å oppmuntre til en flaggende ansatt. Og det tar tid som gjør at du utsettes for å koble fra for dagen og gå i dvale i stedet for å svare på en annen sen kvelds e-post.

Effektiv kommunikasjon tar tid og krefter, og mens arbeidsplassen kanskje ikke blir kåret til en av de "beste stedene å jobbe" av et bemerkelsesverdig magasin, bør det fortsatt ikke lide noen av de mest skadelige negative konsekvensene av dårlig kommunikasjon, som inkluderer:

Lavere produktivitet. Ansatte som føler seg dårlige, umotiverte eller misfornøyde, kan bruke arbeidstid med å jobbe med sine kolleger; andre vil finne nonwork aktiviteter å okkupere sin oppmerksomhet i løpet av arbeidstiden.
Ubesvarte frister. Ansatte som ikke vet hvordan å fullføre en oppgave, vil nesten sikkert kjempe med det. * Hyppigere fravær. Ansatte som kjemper med en av disse følelsene har ofte problemer med å komme seg til jobb. De er syke, ok, for å føle seg ut av løkken.
Høy omsetning. Alle vet at disenfranchised ansatte som føler seg som om de ikke har en stemme på arbeidsplassen, bestemmer seg for å bryte seg inn i stemmeleddet ved å slutte.
Et større antall arbeidsskader. Det følger at ansatte som er misinformert eller uinformert om riktig praksis, gjør flere feil og har flere ulykker på jobben.
Dårlig kundeservice. En annen sikkerhet: Nesten alt om en liten bedrift kommer hele sirkelen, starter med eieren, flytter til de ansatte og slutter med kunden. God service er enten et godt utfall eller trist død av organisasjonskommunikasjon.

På bakgrunn av dette er innovasjon ikke en sjanse - og verken gjør det muligvis den virksomheten der du har investert så mange forhåpninger. Men med dedikasjon og praksis kan hver småbedriftseier lære å bli en effektiv arbeidsplasskommunikator. Tross alt er småbedriftseiere mer enn gode snakkere; Som en gruppe utmerker de seg også som over-achievers.