Hvordan å redusere en prosjektplan

Nedskalering av et prosjekt kan være nødvendig av en rekke årsaker, for eksempel en undervurdering av tid eller andre ressurser som er nødvendige for å oppnå prosjektmål. Verktøyene som trengs for å redusere virksomhetsorganisasjonens prosjekt vil i stor grad avhenge av firmaets spesifikke forhold, for eksempel hvor nært prosjektet er ferdig. Kjernebegreper å huske på når nedskalering av et prosjekt er å bringe de nye målene i fokus, administrere moral og overhale kalendere og budsjetter.

Prosjekt Premortem

I helsepersonellet er en postmortem et begrep som brukes til å beskrive en vurdering av årsaken til en persons død. I virksomheten er premortem et begrep som brukes til å beskrive evalueringsprosessen som kommer i starten, og ikke på slutten av et prosjekt. "Imagining at en hendelse allerede har skjedd, øker muligheten til å identifisere årsaker til fremtidige utfall med 30 prosent, " skriver Gary Klein i sin essay "Performing a Project Premortem", publisert i Harvard Business Review. Premortemet bygger på all erfaring og innsikt fra lagmedlemmer for å vurdere potensielle årsaker til svikt for et prosjekts mål og mål. Ved å vurdere prosjektsvakheter i begynnelsen øker prosjektets ultimate potensial for et vellykket resultat.

Omfordeling av prosjektressurser

Oftere skjer en downsize etter at prosjektet har startet. I så fall må du sikre at gruppemedlemmene tar imot nedgraderte prosjektleveranser. Dette kan kreve gjenoppbyggingsressurser og gi ytterligere opplæring og insentiver til å etablere nye eller flere prosjektmål og oppgaver. I tillegg må prosjektmålene bli omlagt når et prosjekt er nedskrevet, inkludert nye milepæler og sluttdatoer for prosjektmål, aktiviteter og oppgaver.

Prosjektadministrasjon

Administrasjon innenfor et prosjekt relaterer seg til de daglige funksjonene og allokering av ressurser. De administrative verktøyene som trengs av et prosjektteam, vil endres dersom et prosjekt nedjusteres. Dette kan påvirke forretningssystemene og prosessene som brukes av teamet. Det kan også påvirke leverandørkontrakter og kjøpsordesystemer utviklet for å gjennomføre prosjektmål. I slike tilfeller må leverandørkontrakter kanskje bli vurdert. I tillegg må prosjektkjøpsordningssystemene vurderes for å sikre at ressursene er riktig tildelt.

Fangst Lærer Lært

Vurdering og retooling av prosjektressurser er en nødvendig og kontinuerlig prosess for prosjektledere. Når et prosjekt må reduseres, bør prosjektleder og prosjektinteressenter vurdere hvorfor prosjektet kreves downsizing. Denne vurderingen kan styrke prosjektplanene fremover og i fremtidige premortem-vurderinger. Det kan også hjelpe til med å utvikle evalueringsverktøy som prosjektbeta tester for fremtidige prosjekter.