Hvordan sikrer jeg konfidensialiteten til tilbakemeldinger fra kunder?

Du kan be kundene dine om å gi deg tilbakemelding over telefonen, online eller personlig med skriftlige tilbakekortskort. Uansett hvilken metode du velger, kan det være viktig å holde tilbakemeldingen konfidensiell. For eksempel vil du kanskje ikke ha en ansatt å få tak i tilbakemelding gitt direkte om henne eller for å kompromittere kundens personlige opplysninger. Du har noen få enkle valg for å sikre konfidensialiteten til dine tilbakemeldinger fra kunder.

1.

Be om kundens grunnleggende informasjon uten å be om svært personlige opplysninger, inkludert adresse, telefonnummer eller e-postadresse. Dette vil bidra til å beskytte kundens identitet når hun velger å sende tilbakemelding.

2.

Plasser din online kunde tilbakemelding skjema på en sikker server. Du trenger sikker sokkel, eller SSL, beskyttelse på webserveren din, som du kan få fra et webverten, for å sikre tilbakemeldingsskjemaet riktig (Se Resources).

3.

Bruk en tredjeparts undersøkelsestjeneste (Se Ressurser for et eksempel) som et annet alternativ til å samle inn og opprettholde tilbakemelding på nettet fortrolige. Forsikre deg om at onlineundersøkelsen også bruker sikre servere.

4.

Plasser en låst forslagskasse rett foran et bemannet skrivebord på din bedrift der kundene kan sende inn kommentarer - en stabel med forhåndsdefinerte undersøkelser. Hold boksen låst til enhver tid og tøm den på slutten av hver dag for å beskytte konfidensialiteten til tilbakemeldinger fra kunder du samler på denne måten.

5.

Ta opp muntlig tilbakemelding fra kundesamtaler i et program eller et regnearksprogram. Ta med kundens navn, e-postadresse og klage eller komplimenter, samt en handlingsplan for å løse eventuelle spesifikke problemer. Krypter kundens tilbakemeldingsdokument med et passord som bare du og autoriserte ansatte vet for å beskytte informasjonen.