Hvordan tar jeg effektivt møte minutter?

Møte minutter brukes til å minne de som deltok i sesjonen av viktige beslutninger, tidsplaner, prosjekter, ideer og annen informasjon som ble gitt under møtet. Når du tar møte minutter, lytt nøye til hver deltaker og ta notat av ideer, beslutninger eller nøkkelpunkter som tilbys. Opprett en møteminnemal på forhånd for å ta organiserte notater på hvert emne adressert. Still spørsmål for å avklare forvirrende problemer under og etter møtet. Sett opp notatene dine i offisielle møtetid, mens møtet fortsatt er friskt i tankene dine.

1.

Samle bakgrunnsinformasjon før møtet for å bedre forstå møteemner. Be om forhåndskopier av presentasjoner, presentasjoner og andre materialer fra høyttalere. Lag en liste over de som deltar i møtet eller send et møteblad under møtet, slik at du kan inkludere navnene i de offisielle møtetidene.

2.

Opprett en møtemal som inneholder plass til tidspunkt og dato for møtet, hensikten, navnene på tilretteleggere og møtetiden. Fyll inn denne informasjonen før møtet starter. Også syk i varigheten av møtet på slutten. Skriv hvert diskusjonsemne og gi nok plass til å ta notater. Antall malingssider for å unngå forvirring når du oppretter offisielle møtetid. Opprett møtemaler på papir eller elektronisk tekstbehandlingsdokument hvis du tar notater med en bærbar datamaskin.

3.

Lytt nøye under møtet. Ta opp informasjon om hvert emne i den tilsvarende delen på malen. Inkluder kun relevant informasjon, inkludert forslag, klager og vedtak sammen med navnene på de som er aktivt involvert i samtalen. Ta med nøkkelpunkter som er gjort under en presentasjon. Ta opp nye oppgaver, produktutviklingsideer, tidsplaner for prosjektgjennomføring og list alle viktige beslutninger som er gjort.

4.

Gå gjennom notatene dine raskt før møtet blir avbrutt. Still oppfølgingsspørsmål umiddelbart, mens de som møter møtet, fremdeles er tilgjengelige for å avklare eventuelle spørsmål du måtte ha.

5.

Opprett en liste over offisielle møterom med notater og presentasjonsmaterialer samlet inn under møtet så snart som mulig. Gjennomgå møte minutter med en annen deltager eller tilrettelegger for å avgjøre om informasjonen er nøyaktig og fullført. Distribuer offisielle møtet minutter til de som deltok i møtet.

Ting som trengs

• Møtemaler
• Presentasjonsmaterialer
• Opptaksenhet

Tips

• Bruk en opptaksenhet under lange presentasjoner eller møter med flere høyttalere for å sikre at all relevant informasjon er inkludert i møte notater sammen med navnene på de som presenterte.

Advarsel

• Ikke delta aktivt i møtet hvis du tar notater. Deltakelse i møtet reduserer evnen til å lytte og ta effektive notater.