Slik styrer møter effektivt

Enten du presiderer over et stort eller lite gruppemøte, vil du bli ansvarlig for effektiviteten av møtet, hvis du er formann. Du forventes å drive møtet effektivt, dekke alle emner som er skissert på dagsordenen, og gi hver stemme muligheten til å bli hørt. For å møte alle disse forventningene, må du gjøre noen forhåndsplanlegging og sette realistiske mål.

Forberedelse

Effektive møter skjer vanligvis ikke spontant - de krever grundig planlegging. Beslutninger skal fattes om hvem som skal delta i møtet og hva er formålet med møtet. Dagsordenen skal settes og sirkuleres til medlemmene i forkant av dagen for møtet. Konsultasjon med medarbeiderne vil bidra til at emnene som presenteres er relevante og aktuelle. Kopier av dokumenter som skal diskuteres, skal også distribueres tidlig nok til å bli lest før møtetidspunktet. Hvis det er et element på dagsordenen som kan være kontroversielt, kan du snakke med nøkkellemmer på forhånd og fremkalle noe støtte som kan bidra til å glatte ut ting under møtet. Utnevne noen til å registrere møtet minutter.

Tiltak under møtet

Start på gang. Det er respektløst å holde de punktlige medlemmene venter på en eller to uorganiserte kolleger. Hver dagsorden bør ha en tidsbegrensning tildelt den. Det er rollen som stolen skal følge denne retningslinjene. Gi en varsel om to eller tre minutter når diskusjonstiden er nesten oppe. Kunngjør den siste kommentaren og være fast om å holde fast ved den. Effektive stoler tillater ikke lange drøftende diskusjoner med medlemmer som gjør repeterende kommentarer. Ingen person bør ha lov til å dominere møtet. En effektiv stol vil påpeke at det er på tide å høre andre stemmer i saken. Bestem i forveien om spørsmål vil bli stemt på eller konkludert ved å nå konsensus. Hvis mer tid kreves for et viktig problem, skriv elementet til dagsordenen for det neste møtet.

Håndteringsproblemer

Forhåndsplanlegging bidrar til å eliminere problemer. Noen ganger er problemer uunngåelig, så det er en god ide å forvente det uventede. Hvis det er teknologiske problemer - for eksempel, fungerer projektoren for den audiovisuelle presentasjonen, utnevner noen til å søke en tekniker som skal hjelpe. I mellomtiden foreslår du å gå videre til neste dagsorden og gå tilbake til presentasjonen senere. En effektiv stol tillater ikke tid å bli bortkastet. Vær fleksibel og vær ikke redd for å dele informasjon om eventuelle uforutsette problemer. For eksempel, hvis gjestehøyttaleren er forsinket på grunn av et avbrutt fly, er det best å kunngjøre det ved starten av møtet og unngå de uunngåelige hviskingene som ville oppstå når folk merker sitt fravær og begynner å spekulere på hvorfor han ikke er der ennå.

Følge opp

Effektive møter gir en handlingsplan for hver dagsorden. Protokoll fra møtet, i utkast, skal sirkuleres så snart som mulig til alle deltakere, med en forespørsel om tillegg og rettelser. Når endringene er gjort, kan minuttene distribueres til alle interessenter. Dette viser en vilje til å dele informasjon og invitere innspill fra alle interesserte parter. Hvis stolen la merke til et møtemedlem som viste seg utilfreds, er det klokt å nærme seg henne individuelt og forsøke å løse sine problemer, før neste møte.