Retningslinjene for utarbeidelse av et interoffice-memorandum

Et memorandum er et dokument som adresserer bestemte personer i organisasjonen med det formål å registrere en avtale, levere informasjon eller muliggjøre en slags handling. Memorandumet eller interoffice memo har til formål å informere leseren - ikke å overtale. Brevity er viktig når du skriver notatet fordi beslutningstakere må assimilere innholdet raskt og kan bruke notatet som referanse lenge etter at det er skrevet.

Kjenn din målgruppe

Når du forbereder deg på å skrive notatet ditt, er det viktig at du kjenner publikum. For å få vite publikum, spør deg selv noen spørsmål. Hvem er de? Er notatet kommer til å bli lest av beslutningstakere eller en leder? Begynn å skrive notatet ved å spørre deg selv hva leseren trenger å vite. Vurder leserens stilling og ansvar - for eksempel kan en advokat bruke informasjonen til å forberede seg til rettssaken. Bestem hvor mye informasjon leseren trenger før han kan ta en god beslutning.

Setningsoppbygging

Din setning struktur bør fokusere på enkelhet. Unngå mye forretningssjargong og tekniske vilkår. Skriv med klarhet ved å velge riktig ord, og unngå komplekse ord. Bruk et omriss for å holde deg organisert og fokusert på hva du skal si neste.

Deler av memorandum

Overskriften består av fire stykker: Navn på personen som notatet er adressert, navnet på forfatteren, emnet for meldingen og datoen sendt. Overskriften er vanligvis merket "Til", "Fra", "Emne" og "Dato". Neste del av notatet er kroppen. Et "spørsmålstiltak" avsnitt angir hva notatet handler om. Det beskriver også fakta og formål med prosjektet eller det du mener er avgjørende - for eksempel reiseutgifter utenom staten. Et "kort svar" avsnitt angir hva din forutsigelse er. Det kan svare på et spørsmål, oppsummere eller gi en anbefaling. Oppgi fakta. "Diskusjonen" er det største avsnittet og avslutter notatet. Her går du i detalj for å bevise hva du har skrevet i avsnittet "Kort svar". Hvis diskusjonen din er kompleks og analyserer flere problemer, bryter du avsnittet i underoverskrifter.

korrekturlese

Du bør revidere notatet. Les notatet for skrivefeil, kontroller at du ikke har feilstavet noe. Før du skriver ut eller sender notatet i en e-post, kontrollerer du setningsstrukturen og leser den nøye. Unngå forlegenhet på stavemåtenes navn, feil eller send det til feil adresse.