Gode ​​kriterier som skal brukes når det gjelder forstyrrende forretningsutgifter for reiser

Forretningsreiser er ofte en viktig del av selskapets operasjonelle krav. Det kan også bli veldig dyrt. Administrere utgifter som lett kan komme ut av kontroll krever gode retningslinjer og retningslinjer. Ansatte trenger parametere om hva som kan og ikke kan kostnadsføres, samt begrensninger på flypris og hotellutgifter. Med politikk på plass, kan ledere oppnå bedre tilsyn før reisen selv begynner.

Husparametere

Hvis du ikke sier noe annet, kan en ansatt gå for de hyggeligste overnattingsstedene som er tilgjengelige. Tross alt går han hjem for å drive bedriftsvirksomhet - hvorfor burde han ikke ha det beste? Du kan holde medarbeiderne komfortable og produktive ved å spesifisere hotelltyper som mellomstore forretningshotellkjeder ideelt i $ 89 til $ 149 per natt.

Mens du ikke vil være for stram, da noen byer har høyere hotellkostnader enn andre, er det ingenting galt med å sette forventning om et rimelig forretningshotell. Mange selskaper gir en liste over foretrukne hotellkjeder. Disse kjederne passer ofte til forretningsreisende, og inkluderer gratis trådløst internett og lett frokost i romprisen.

Måltidskostnader

Arbeidstakere som reiser på reise eller lenger, bør forvente måltidskompensasjon, men det er rimelige utgiftsgrenser. Mange bedrifter har retningslinjer for hvor mye en ansatt kan bruke per måltid. La dine ansatte få en fin middag, men det er ingenting galt med å si at $ 25 per person er grensen.

På samme måte, både for kostnader og noen ganger etiske og moralske grunner, nekter bedrifter å refundere alkohol i ansattes måltider. Noen selskaper tar det et skritt videre og anser alkohol til lunsj et brudd på menneskelige ressurser og en forpliktelse. Også ansatte som reiser i løpet av en arbeidsdag, men uten overnatting bør ikke forvente mat på selskapet med mindre du forhåndsgodkjender dem.

Underholdning

Underholdende kunder og salgsperspektiver er en legitim kostnad for å drive forretninger. I mange næringer går det ut for drikke eller middag som en del av hvordan virksomheten blir gjort. Noen selskaper har også billetter og reiser for sine kunder. Men uten tilsyn kan disse kostnadene enkelt komme ut av kontroll.

Du bør etablere klare retningslinjer for å kjøpe mat og drikke når du reiser, inkludert retningslinjer for hvor mye du kan bruke per person og hvilke steder bedriftene din anser upassende - for eksempel stripklubber eller kasinoer.

Flybiletter

Flybillett kan være en av de mest kontrollerte utgiftene. Kjøpe billetter tidlig, ta fly med layovers og gå med flyselskapet som har lavest pris i stedet for å favorisere et bestemt flyselskap, kan gi betydelige kostnadsbesparelser. Ansatte som reserverer egen flybillett trenger å vite dine forventninger til hvordan de skal kjøpe sine billetter.

Du kan utøve tilsyn ved å kreve at ansatte får ledelsesgodkjennelse før du kjøper. Noen ledere krever at ansatte skriver ut en liste over flere flybilletter for ruten fra et online-reiseside for å se at de ansatte velger de mest passende prisene.

Omfattende tilsyn

For å strømlinjeforme prosessen, ta byrden av ansatte og oppnå sterkere kostnadskontroll, velger selskaper ofte å sentralisere sine reisebestillinger. Du har to alternativer for dette - ta med det internt eller bruk et reisebyrå.

Å ha en eller to personer i huset som ordner alle flybilletter, hoteller og leiebiler holder ting under ledelsens nært tilsyn. Hvis det er for tungt eller dårlig bruk av dine ansatte, er det reisebyråer som spesialiserer seg på å hjelpe bedrifter med å finne de beste tilbudene for forretningsreiser. Før du foretar kjøp, sender byrået den aktuelle lederen for godkjenning. I enkelte tilfeller står bedrifter for å gjøre det bedre å stole på fagkunnskapens fagkunnskap.