Funksjonene til et filhåndteringsprogram

Å holde datastyrt data er avgjørende for enhver bedrift. Bedrifter har ofte mange dokumenter organisert i mapper etter kunde, dato eller andre kriterier, slik at de kan bli funnet raskt. Et filbehandlingsprogram er et verktøy for å organisere filer i mapper på datamaskinen din, samt å finne, flytte, åpne og kopiere eksisterende filer. Windows Utforsker er et eksempel på denne typen verktøy, og det finnes tilsvarende programmer for Apple MacOS, forskjellige distribusjoner av Linux og smarttelefonens operativsystemer iOS og Android. I dag kan du også bruke et skybasert filbehandlingsverktøy for å organisere og lagre dine personlige eller bedriftsdata eksternt.

Formålet med Windows Utforsker

Hvis du bruker Microsoft Windows, er det mulig å redigere filer i programmer som Microsoft Word eller Excel, lagre dem og åpne dem på nytt ved hjelp av det aktuelle programvaren.

Ofte vil du bla gjennom harddisken eller ekstern lagring, for eksempel USB-minnepinner for bestemte filer. Du kan også ønske å omorganisere filene dine til nye hierarkier av mapper slik at du enkelt kan finne dem. Hvis du for eksempel driver en liten bedrift, kan du organisere filer først av klienten og deretter lage et andre lag med mapper som organiserer dem etter år eller måned når mappene begynner å være overfylt med filer.

Bruke Windows Utforsker

Windows Utforsker, et filverktøysprogram som følger med Microsoft Windows, kjent som File Explorer fra Windows 10, gjør det mulig å bla gjennom hierarkiet av filer, opprette nye mapper og dra filer fra en mappe til en annen. Du kan også omdøpe filer, dobbeltklikke på dem for å åpne dem i det tilknyttede programmet eller slette dem fra stasjonen. Det skal ikke forveksles med Internet Explorer, en linje med nettleserverktøy fra Microsoft.

Åpne Utforsker-verktøyet ved å klikke på Start-menyen og bla etter det ved navn eller ved å klikke på mappikonet på oppgavelinjen i Windows.

Bruke andre operativsystemer

Hvis du ikke kjører Windows på kontoret, kan du bruke tilsvarende verktøy til å administrere filene på datamaskinen.

På Mac-datamaskin bruker du Macs innebygde Finder- verktøy. Klikk Finder-ikonet på systemdockingen og naviger gjennom filene og mappene på Mac-en.

Hvis du kjører Ubuntu Linux, kalles standard filbehandler Nautilus . På en Android-telefon er det vanligvis en filbehandling installert når du kjøper telefonen, og du kan installere flere filbehandlere gjennom Google Play-butikken. Apple iPhones leveres med en filbehandling, kalt Files, og du kan installere flere ledere gjennom App Store.

Når du installerer en filhåndtering fra en tredjepart på datamaskinen eller telefonen, må du kontrollere at den er fra en kilde du stoler på, siden det vil ha tillatelser til å lese, skrive og omorganisere filene dine.

Cloud-Based File Management Tools

Cloud-baserte verktøy for lagring og administrasjon av filer blir utbredt for forretnings og personlig bruk. Mange av disse verktøyene kan automatisk synkronisere data mellom enhetene dine og lage et hierarki av mapper og filer på en ekstern server som du selv kan få tilgang til fra en nettleser.

Noen av de populære verktøyene i denne kategorien inkluderer Dropbox, Google Disk, Microsoft OneDrive og Apple iCloud . Mange skygtjenester gir deg et begrenset antall gratis lagringsplass, og du kan betale for ekstra lagringsplass etter behov. Noen systemer for avanserte brukere tillater deg å lagre data ved hjelp av andre skytsystemer, som Amazons Simple Storage Service . Handle for en tjeneste som tilfredsstiller dine behov til en god pris.

Du kan vanligvis enten manipulere filer og mapper direkte gjennom skytsystemets web- eller smarttelefon-appgrensesnitt eller la det synkronisere fil- og mappestrukturer som allerede finnes på enhetene dine.

Mange cloud-leverandører tilbyr også kontoer som kan være nyttige for at flere ansatte eller personer i en organisasjon kan dele filer og sette opp de riktige sikkerhetsstillatelsene.