Arkiverings- og organisasjonsideer

Så mye som du vil tro på at du bor i en helt digital tidsalder, er det fortsatt mange papirdokumenter som brukes hver dag. De fleste kontrakter krever originale signaturer i blekk, fakturaer og pakningsskilt skrives ut og sendes med hver ordre, og buddokumenter skrives normalt og bindes inn i en bok. Du må bruke arkiverings- og organisasjonsideer for å sikre at du enkelt kan få tilgang til viktige papirer.

arkivering

Hvis du tillater at dine aktive filer blandes inn med dine arkiverte filer, kan det gjøre det vanskeligere å finne gjeldende dokumenter enn det de trenger å være. Lag to arkiveringssystemer i arkivskapet ditt. Gjør den øverste delen av kabinettens aktive filer, og nederste delen av dine arkiverte filer. Dine arkiverte filer vil normalt kreve mer plass, slik at du får mer skuffplass i arkivskapet for disse filene. Plasser de aktive filene øverst på skapet for enkel tilgang, og legg arkiverte filer nederst.

Fargekoding

Når du ser på en filkabinett skuff full av manila mapper, kan de alle begynne å se det samme. En måte å gjøre det enklere å finne den riktige filen er å bruke et fargekodingssystem på filmappene dine. Du kan kjøpe fargede klistremerker for filmappene dine hos alle kontorforretninger. Du kan bruke farger til å utpeke ulike avdelinger, skille mellom økonomiske filer fra ikke-finansielle eller bryte filene ned av ansvarlig ansvar. For å hjelpe andre med å bruke fargekodingssystemet, må du lage en veiledning på en vanlig 8 1/2-tommer med 11 tommers papir som har klistremerkene på den sammen med det som klistremerkene er ment å representere.

Sub-mapper

Hvis du har informasjon som enkelt kan skilles i underkategorier, bør du bruke undermapper for å hjelpe med å lagre den informasjonen. Hvis du for eksempel har en rekke filer for hver av de 50 tilstandene, bruker du 50 undermapper for å holde informasjonen skilt i arkiveringssystemet. Undermapper kan hjelpe deg med å skille mellom aktive fakturaer fra betalte fakturaer, bryte ned de forskjellige avdelingspersonalregistrene eller holde all informasjonen for hver innkjøpsordre gruppert sammen med innkjøpsordrenummer.

Hold det organisert

Opprett en kontorregel at bare en liten gruppe utpekte personer har lov til å trekke filer og sette filer tilbake i skapene. Hvis du tillater noen i bedriften tilgang til filene, så blir filsystemene til slutt ignorert, og det blir forvirring. Bare tillat bestemte personer som kjenner systemene til å trekke filer for dem som trenger dem, og å returnere filene når de er ferdige.