Federal Timekeeping Policy for Government Contractors

Kontraherende med regjeringen stiller krav som ikke vanligvis finnes i det kommersielle markedet. Offentlige entreprenører må overholde tilleggsforskrifter og prosedyrer for å kvalifisere seg for den føderale anskaffelsesprosessen og for å opprettholde sin status. Føderale tidspolitikk er inkludert i Forbundsavskaffelsesforskriften og Forsvarskontraktets revisjonsbyrås krav. De berører manuelle og elektroniske systemer for sporing av bruk av arbeid på en offentlig kontrakt, fordi den er den største enkeltdriveren og har en direkte innvirkning på prosjektets totale kostnad.

Manuell tidsvisning

Til tross for den økende bruken av elektroniske systemer, er den føderale regjeringens kriterier for tidsprosessen fortsatt basert i stor grad på manuell praksis. Den føderale regjeringen krever selskaper som søker å kontrakt med den for å vedta akseptable manuelle tidsprosedyrer, for eksempel ansatte som personlig registrerer klokkeslettet på jobben i blekk. Tilsynsførere og administratorer kan ikke fullføre tidsbladene på noen ansattes vegne, med mindre det er gode grunner for å gjøre det, for eksempel at en ansatt er syk eller reiser på jobb. Arbeidsgiveren er ansvarlig for at tidsskriftet fylles ut nøyaktig. Veilederen må da motvirke og godkjenne informasjonen før dokumentet kan sendes til betaling.

Elektroniske systemer

Bedrifter som ønsker å kvalifisere for offentlige kontraktsbud, må demonstrere tilstrekkelige interne kontrollpolitikker, spesielt når de bruker elektroniske tidssystemer. Ansatte bør få tilgang til tidsskjemaene sine ved hjelp av sikre passordbeskyttere og opprettholde personlig kontroll over timelister, slik at ingen uautoriserte endringer kan gjøres. De må da foreta daglige oppføringer av alle de timene de har arbeidet, om de er betalt eller ikke, men må ikke gjøre innmeldinger eller betale for arbeid før arbeidet. Under revisjonsprosessene vil DCAA vanligvis inspisere systemloggene for å verifisere personer som har tilgang til systemet og årsakene til slik tilgang. Hvis det oppsto en feil, vil tilsynet forsøke å bestemme hvordan det ble håndtert.

Skriftlige retningslinjer

Offentlige entreprenører er pålagt å ha omfattende skriftlig tidsplanlegging som viser selskapets praksis og overholdelse av føderale regjeringskrav. Selskapet må ha skriftlige retningslinjer knyttet til utarbeidelse av tidsskrifter og dokumentere hvordan ansatte er opplært på deres bruk. Bedrifter må ha skriftlige retningslinjer knyttet til tidsavgiftskoder, som er de koder som ansatte bruker til å betegne tiden som skal faktureres for en bestemt regjeringsavtale, og er grunnlaget for beregning av total lønnskostnad på prosjektet. Selskapet bør være i stand til å fremlegge bevis for periodisk revisjon eller gulvkontroll for å overvåke overholdelse av føderale tidskrav.

Manglende overholdelse

Bedrifter som ikke oppfyller føderale tidspolitikk og krav og de som etterfølgende mangler de fastsatte standarder, diskvalifiseres fra å delta i statlige entreprenører. Forfalskning av tidsskrifter er en lovbrudd i henhold til False Claims Act. Ansatte som gjør det, er ansvarlige for straffesaker mens selskapet er avskåret fra regjeringen. Videre åpner regjeringsentreprenører som driver med bedrageri for arbeidsladdesystemer seg også for strafferettslig ansvar og rettsforfølgelse. I tillegg er alle falske partier utsatt for sivile saker etter loven, der straffen er bøter, fengselsvilkår og skader på opptil tre ganger skaden den føderale regjeringen opprettholdt i bedrageriske betalinger.