Funksjonene i et informasjonssystem

Mange selskaper bruker noen form for et informasjonssystem, eller IMS. Noen mindre selskaper gjør dette gjennom en database som finnes i de fleste kontorprogramvareprodukter. Andre kjøper ekstern IMS og integrerer disse systemene med nåværende programvare. Typen av informasjonssystem som et selskap velger, avhenger av hvor mye verdien systemet kan bringe til selskapet.

Database ledelse

Hovedfunksjonen i et informasjonssystem er dets evne til å lagre data og gjøre dataene enkle å hente av systemets brukere. Den type database du velger bestemmer hvordan informasjonsstyringssystemet reagerer på forespørsler eller spørringer for informasjon. Systemer som bruker en relasjonsdatabase lagrer dataene i separate tabeller i stedet for ett stort bord. Når dataene blir lagret, kobler databaseadministratorene dine relevante datatabeller til hverandre ved hjelp av nøkler. Disse tastene identifiserer forholdet mellom data i ett bord og data i en annen tabell. Relasjonsdatabaser gir et raskere svar på spørringer og lagrer mer informasjon enn hierarkiske databaser. Hierarkiske databaser har alltid tilgang til data som starter øverst i databasen og beveger seg nedover. Det ser ikke på forholdet mellom ulike deler av informasjonen.

rapportering

Den neste viktigste funksjonen i et informasjonsstyringssystem kommer i form av rapporter. Et informasjonsstyringssystem er bare like bra som rapportene det genererer. Evnen til å produsere informasjon som hjelper deg i din beslutningsprosess er en viktig egenskap for denne typen system. De fleste IMS gir flere rapportmaler, mens andre også tilbyr muligheten til å lage bestemte rapporter tilpasset dine behov, og å lagre disse rapportene som en mal for andre å bruke.

Åpen tilgang

Et informasjonsstyringssystem som gir åpen tilgang til systemarkitekturen, gjør at et selskap lettere overholder eksterne regler og interne krav. Åpen tilgang betyr at selskapet lettere kan integrere IMS med eksisterende systemer. Denne muligheten reduserer behovet for eksterne servicefolk til å utføre interne serviceendringer. Åpen tilgang reduserer også vedlikeholdskostnadene dine fordi interne ressurser kan håndtere vedlikehold av systemet.

Integrering

Informasjonsstyringssystemer integreres vanligvis med selskapets eksisterende systemer. Hvor godt disse varierte systemene integrerer, skaper ofte mange utfordringer for interne og eksterne ressurser. En god IMS gir enkel integrasjon med eldre systemer, slik at et selskap kan opprettholde utstyrsinvesteringene det allerede har gjort.

skalerbarhet

Fordi ikke alle selskaper krever det fulle tilbudet av noen informasjonssystemer, blir skalerbarhet en viktig kjøpsvurdering. Mindre bedrifter kan kreve en nedskalert versjon av en IMS nå, men innen få år krever ekstra funksjoner og større databasestyringsfunksjoner. Innkjøp av et skalerbart system gir et selskapsrom til å vokse uten å miste sin innledende investering.