Forklaring for Small Business Form W-9

Mange små bedrifter bruker skjema W-9 i det vanlige forretningsforløpet som diktert av Internal Revenue Service-regelverket. Det er en av en familie av skjemaer som brukes til å spore lønn og ligner på skjemaet W-4. Den viktigste forskjellen er at W-9 brukes av enkeltpersoner og selskaper som ikke er ansatte, og W-4 brukes av ansatte til å erklære sine pårørende. Begge skjemaene brukes til å bekrefte arbeidstakerens skattebetalers identifikasjonsnummer. Personen er fritatt for frahold, kan også bruke skjemaene til å bekrefte sin status. Samlingen av W-9-informasjon er en forløper for å bestemme ditt ansvar for å rapportere de faktiske innbetalinger.

Bruker

Be om skjema W-9 når du betaler penger til borgere og bosatte romvesener, selskaper organisert i USA, hus og eiendommer. Skjemaet har to funksjoner: sertifisering av skattebetalers identifikasjonsnummer og sertifisering av visse typer unntak fra sikkerhetskopierte kildeskatt. Skjemaet brukes til å samle kritisk informasjon som Internal Revenue Service vil holde deg ansvarlig for. Hvis du ikke mottar skjemaet, kan du bli straffet.

Hvordan det brukes

Gi den tomme W-9-skjemaet til enhver ny person eller bedrift du har tenkt å betale. De kreves ved lov å bekrefte deres skattebetalers identifikasjonsnummer. Du må beholde posten på filen så lenge du er pålagt å beholde dine returmeldinger. Det er ditt bevis på at du overholdt loven som krever sertifisering av skattebetalers identifikasjonsnummer. W-9-skjemaet er grunnlaget for å forberede en annen form kjent som 1099 for å faktisk rapportere beløpet du betalte til personen eller firmaet.

Tilgjengelighet

W-9 er en vanlig form og er allment tilgjengelig. De fleste store amerikanske postkontorer har et rack med skatteformularer, og store papirvarer har også en forsyning. Mange av de pakkede regnskapsprogrammene inkluderer formgenereringsprogramvare. Det enkleste stedet å få skjemaet er nettsiden til Internal Revenue Service. Fordelen med å bruke den offisielle formen er at du kan fullføre den på datamaskinen din og skrive den ut for signatur. Variasjoner av den offisielle formen er akseptabelt så lenge de gir den samme kritiske informasjonen.

Sikkerhetskopiering

En person eller bedrift har 60 dager til å gi en sertifisert TIN som svar på forespørselen din. Hvis de ikke har et nummer eller ikke sertifiserer nummeret, kan det hende du må kreves sikkerhetskopiering. Dette innebærer å trekke en del av betalingen og overføre den til Internal Revenue Service omtrent det samme som andre tilbakeholdninger. Reglene og prosedyrene for sikkerhetskopiering av W-9 kan være komplekse, og du bør sjekke med IRS eller en skatteselskap for å sikre at du følger den riktige prosedyren.