Kostnadsrapport Retningslinjer

Små bedrifter har vanligvis spesifikke retningslinjer for rapportering av reiseutgifter. Ansatte må følge disse retningslinjene nøye slik at de ikke får sine kostnadsrapporter returnert. Dette kan forsinke refusjoner. Kostnadsrapportretningslinjer vil vanligvis inkludere et budsjett eller per døgn på utgifter, rapporteringsprosedyrer, kvitteringskrav, regler for ikke-refunderbare utgifter og riktig godkjenningskanaler.

budsjettering

Et viktig aspekt av kostnadsrapportretningslinjer er å lære hvordan du skal budsjett dine daglige utgifter, ifølge Employment-Handbook.org. For eksempel, hvis du underholder klienter eller spiser en dyr middag en natt, bør du spise mer billig neste dag eller to for å holde seg innenfor budsjettet. Disse retningslinjene er vanligvis skrevet i medarbeiderhåndboken for enkel referanse. Spør din veileder for reisekostnadsretningslinjer før din første forretningsreise.

rapportering

Du bør rapportere hver utgift under den bestemte datoen da utgiftene skjedde. Bil kjørelengde eller flyutgifter bør rapporteres på de bestemte dagene for avreise og retur. For eksempel bør du registrere kostnadene for avgangsstedet din på dagen du reiser, og deretter skrive ned prisen på returreise når du kommer tilbake. Også, hvis du kjører 100 miles til og fra flyplassen, del din kjørelengde i halvparten. Deretter multipliserer selskapets kjørelengdefordeling (dvs. 27 cent per kilometer) med 50 miles og registrerer det under avreisedagen. Deretter rapporterer du den andre halvdelen av begge returflyvningen og kjører hjem på den aktuelle datoen. Noter alle utgifter etter hverandre på kostnadsrapporten. Det hjelper med å ordne kvitteringene dine dagen før, noe som kan spare tid. Du må skrive i bestemte datoer på kostnadsrapporten, da disse mellomrommene vanligvis er tomme. Til slutt legger du summene av daglige utgifter vertikalt, og deretter beregner du totalene dine for hver type kostnad horisontalt. Trekke ut eventuelle forskuddsbetalte firmaet som tilbys fra de som skyldes deg. Kontroller at du dobbeltsjekker dine beregninger før du setter i kostnadsrapporten din. (Se referanser 1 og 2 og ressurs 1)

Kvitteringskrav

Du bør beholde alle dine kvitteringer, inkludert hytteskatt, hver gang du bruker penger på reisen. Vanligvis vil du bare være pålagt å inkludere kvitteringer for måltider som overstiger fem dollar. Likevel, å holde alle kvitteringer vil bedre hjelpe deg med å rapportere dine utgifter nøyaktig. I tillegg må du sørge for at du legger til alle nødvendige kvitteringer i din kostnadsrapport. Ved siden av måltidskvitteringer over fem dollar, vedlegg kvitteringer som overstiger $ 25 for alle andre utgifter.

Ikke-refunderbare utgifter

Noen utgifter kan ikke inkluderes på din utgiftsoppgave. For eksempel bør du aldri inkludere parkeringsbilletter, overdreven bagasjeutgifter eller betalinger for familiemedlemmer på bekostningsprosedyren din. Hvis du tilbringer ekstra dager i en bestemt by for ferie, må du ikke legge til disse utgiftene i din kostnadsrapport. For mer retningslinjer for ikke-refunderbare utgifter, sjekk firmahåndboken din eller snakk med menneskelige ressurser. Du kan også referere til reisekostnadsretningslinjene på Employee-Handbook.org.

Autorisasjon

De fleste bedrifter vil kreve at du setter din kostnadsrapport inn til din veileder. Pass på at du først signerer og lager en kopi av den. Det kan ta noen uker å få refundert for turen din, da gjeldsbetaling vanligvis må gjennomgå det.