Eksempler på Microsoft Project Plans

Microsoft Project, Microsofts prosjektstyringsprogramvare, er en omfattende programvarepakke som gir full og enkel prosjektovervåkning gjennom utvikling av prosjektplaner. Disse planene tillater ledere å etablere prosjektoppgaver og milepæler, tildele ressurser, identifisere oppgavefeiligheter og estimere fasevarighet, slik at programvaren er et nyttig verktøy for flere typer prosjekter, fra bygg- og markedsføringsprosjekter til produksjon og kunstneriske bestrebelser. Suiten gir ledere mulighet til å organisere seg og forventer komplikasjoner i alle slike eksempelprosjekter.

Opprette oppgaver for markedsføringsplan

Nye prosjekter kan virke ganske skremmende i begynnelsen, med ambisiøse og fjerne mål som tilsynelatende nesten uoppnåelige. Microsoft Project hjelper imidlertid å dele store prosjekter i sett med mindre oppgaver, noe som gjør prosjektet langt enklere å håndtere og implementere. I et hypotetisk tilfelle av en webmarkedsføringskampanje, ville en prosjektplan dele opp kampanjen i sine bestanddeler, for eksempel søkemotoroptimalisering, sosial media markedsføring, webdesign og tilknyttede programmer. Hvert av disse brede områdene kan videre deles inn i mindre oppgaver, for eksempel "forberede markedsundersøkelser på konkurrerende nettsteder", "få tilbud på nytt nettsted" og "fullføre oppslag av nytt design" under nettsideens redesign-seksjon. Microsoft-prosjektet gir også brukere mulighet til å "innhente" og "utdanne" oppgaver for å skape et hierarki av betydning for det overordnede prosjektet og kaller det ferdige settet med alle oppgaver "arbeidsnedbrytingsstrukturen."

Tilordne ressurser for filmprosjektplan

Når et prosjekt er delt inn i sine sammenhengende oppgaver, tillater Microsoft Project brukere å tildele ressurser til hver oppgave. Ressurser inkluderer alt fra finansielle eiendeler til utstyr og ansatte. For å bruke et filmprosjekt som et eksempel, ville prosjektplanen tilordne forskjellige kameraer og filmutstyr, budsjetter og teknikere til hvert sett eller skyteplass, hvor hver oppgave ville være en oppgave med egne tildelte ressurser. Denne organisasjonsordningen gir prosjektledere bedre å visualisere ressursbehov, distribuere tilgjengelige ressurser effektivt og budsjett tilsvarende.

Beregning av oppgavetid for produksjon

I tilfelle av et produksjonsprosjekt, hvor en plante nettopp har mottatt en bestilling på 800 flashbulbs, inneholder en komplett prosjektplan også estimater av hvor mye arbeid det tar å fullføre prosjektet og forventet varighet av prosjektet til levering. Hvis det tar en time å produsere en flashbulb, krever prosjektet 800 timers arbeidskraft, arbeidskravet til prosjektet. Prosjektets varighet bestemmes da av ressursallokeringen til arbeidet. Hvis 10 ansatte, hver arbeider en åtte-timers dag, deltar i prosjektet, produserer anlegget 80 flashbulbs om dagen, og hele prosjektets varighet vil være 10 virkedager. Disse prosjektplanestimatene bidrar til å avgjøre virkningen av ulike ressursallokeringer og muliggjør rettidig prosjektleveranse.

Identifisere oppgaveavhengigheter i byggeprosjektplan

Ikke alle oppgaver kan fullføres samtidig i de fleste prosjekter. I tilfelle av et byggeprosjekt, kan tømrere f.eks. Ikke installere vinduene i et hus før byggherrer har fullført veggene rundt vinduene. Disse relasjonene kalles "avhengigheter" i Microsoft Project, og prosjektplanen lar deg representere disse relasjonene gjennom et visuelt gantt-diagram. I hovedsak tar et gantt-diagram de angitte varighetene til hver oppgave, og når brukeren har angitt en avhengighet mellom faser, organiserer oppgavene å klargjøre at man ikke kan starte før sist er fullført. Denne sekventielle organisasjonen gjør det mulig for ledere å forutse potensielle forsinkelser og utarbeide et realistisk tidsbord for et prosjekt med mange avhengigheter. For å gå tilbake til eksemplet, hvis veggdefinisjonene tar fire uker og er en nødvendig forutsetning for to ukes prosessen med å installere vinduer, tar hele prosessen seks uker, og eventuell forsinkelse i den første oppgaven vil resultere i en lignende forsinkelse i sekund.