Eksempel på møte protokoller

Møte minutter er ikke bare et jukseark av det som ble sagt i forrige ukes stabsmøte. Protokoll kan være formelle juridiske dokumenter som representerer den offisielle handlingen til et selskaps styre eller en regjeringens lederskap. Fordi minutter er den offisielle rekord for næringsliv og regjeringsvirksomhet, betaler det seg å utvikle dem effektivt. Hvis du skriver notater på papir, kan det være nyttig hvis du har et preprinted form slik at du kan sette riktig informasjon der den går. Du kan også lage et skjema hvis du tar med din bærbare eller elektroniske notatbok under møtet.

Header Information

Protokoll inkluderer et overskrift av dato og sted for møtet. Overskriften registrerer hvem som var til stede, og som hadde et unnskyldt fravær, og det identifiserer vanligvis personen som fungerte som møtets leder og registreringssekretær.

Møter som skjer samtidig på flere steder - for eksempel gjennom videokonferanse - registrerer vanligvis oppmøte basert på sted.

Eksempel: "Protokoll fra møtet i A-1 selskapets styre 4. mai 2017 Styremedlemsstyret, hovedkontorbygningen

Robert Johnson, leder og Kyle McGregor, innspillingssekretær

Til stede: R. Johnson, M. Perez, J. Hatoyama, F. Michaels, S. Hawthorne, M. Smith, R. Sandborn, V. Clark "

Introduksjonsmateriale

Protokoller starter vanligvis med den nøyaktige tiden som presidiseringen kalte møtet for å bestille. I de fleste møter omfatter de første punktene på dagsordenen innledninger, bemerkninger fra forordnet og godkjenning av tidligere møtes minutter.

Fang opp de viktigste punktene som tilbys under presidens bemerkninger. Hvis medlemmene tilbys noen endringer i det foregående møtes minutter, registrerer du endringene nøyaktig.

Eksempel: "Mr. Johnson ringte møtet for å bestille kl. 14.46. Etter informelle introduksjoner, kunngjorde Johnson at katten nylig fødte seks kattunger. På bevegelsen av fru Hawthorne ble protokollene fra møtet i juli vedtatt med enstemmighet med unntaket at ordet "lastebil" i punkt 15 er rammet og erstattet med ordet "semi traktor". "

Samtykke Agenda

Selv om hvert møte har en annen struktur, starter formelle møter - spesielt for regjeringens grupper - vanligvis med en "samtykkeagenda", noe som er lite mer enn en rekke rapporter og uttalelser som ikke krever avstemning. Samtykkeagenda inkluderer ofte korrespondanse, rapporter fra komiteer og annet informasjonsmessig materiale.

Ta opp hovedpoengene for hvert element som diskuteres under samtykkesagendaen, og identifiser samtalevennskapet og eventuelle viktige kommentarer som tilbys av medlemmer under åpen diskusjon.

EKSEMPEL: "Fru Smith leste inn i posten et brev fra XYZ Manufacturing Company datert 4. november. Brevet roste transportdivisjonens profesjonalitet for å fremskynde en høyprofilert produktlevering. Mr. Perez, på vegne av transportavdelingen, sa at XYZ gjorde en utmerket jobb med å gi detaljerte ruteinstruksjoner. "

Bedriftsagenda

Virksomhetsagenda er hvor handlingen er - den delen av møtet hvor medlemmene diskuterer og stemmer om ulike handlingsemner.

For formelle protokoller må sekretæren omskrive den faktiske bevegelsen som blir stemt og den faktiske avstemningen stemmer, inkludert hvem som stemte for og imot spørsmålet. Vanligvis fanger sekretæren også et sammendrag av debatten, inkludert de viktigste punktene fra hvert medlem som snakket.

Teknisk sett er det ikke slikt som en stemme å «avholde seg». Å avstå betyr å ikke stemme i det hele tatt. Folk som ønsker å registrere at de ikke er til fordel for eller motsier seg et spørsmål, bør i stedet stemme "presentere".

Eksempel: "Johnson åpnet diskusjon på en faktura fra ABC Widgets for $ 21.434, 87. Ms. Hatoyama sa fakturaen ble godkjent av finansutvalget forrige uke. Mr. Michaels sa at han støtter det pågående arbeidet med ABC Widgets. Hatoyama flyttet for å godkjenne fakturaen fra ABC Widgets, Inc., for $ 21.434, 87. Ms. Sandborn utstilt. Motion båret 4-2, med Hatoyama, Sandborn, Michaels og Smith i favør og Perez og Clark motsatt. "

Avsluttende materialer

De fleste minutter slutter vanligvis med tiden møtet avbrutt. Protokoll er signert av presidens og innspillingssekretæren, men hvis sekretæren er et avstemningsmedlem i gruppen, er sekretærens underskrift alene ofte tilstrekkelig.

Eksempel: "Johnson avbrød møtet kl. 19.14. Det neste møtet er planlagt til 5. august klokken 15.00 i styret.

Signert, Robert Johnson, styreleder Kyle McGregor, innspillingssekretær "