Etiquette på en konferansesamtale

Små bedrifter kan dra nytte av konferansesamtaler for å unngå dyre personlige møter. Dette er spesielt nyttig for å gjennomføre et møte med kunder eller kunder som flyr fly fra virksomhetsstedet. Kommunikasjon via en konferansesamtale med en klient kan være vanskeligere enn en personlig presentasjon, da virksomheten ikke har fordelen av å se ikke-verbal kommunikasjon og signaler fra klienten. Samlet kan konferansesamtaler være et levedyktig alternativ som kan spare tid og penger.

Før samtalen

For å få et godt inntrykk under konferansesamtalen, bør småbedriften utføre en liste over oppgaver før konferansesamtalen er gjort. Dette inkluderer å finne ut et stille rom på kontoret der samtalen kan gjennomføres. Det bør komfortabelt imøtekomme alle som er med på samtalen. Fortrinnsvis vil dette inneholde et rundt bord med telefonen i midten slik at alle er like langt fra telefonen. Dette vil unngå vanskelige tider med å gjenta setninger fordi den andre parten ikke kunne høre klart.

Under samtalen

Alle deltakerne i konferansesamtalen bør ha en agenda foran dem. Dette vil holde samtalen på sporet. I tillegg skal en person utnevnes som tilrettelegger for samtalen. Denne personen vil være hovedtaleren og sørge for at samtalen forblir på emne og på oppgave. Tilretteleggeren kan også introdusere andre før de snakker eller svarer på et spørsmål. Riktig etikett dikterer at kunden eller klienten alltid vet hvem de snakker til på en konferansesamtale.

Etter samtalen

Sammenligning av notater og e-post eller faksing til klienten er en fin gest på vegne av den lille virksomheten. Ikke bare gir det grunn til å følge opp med kunden, det går også utover i tjeneste. Ved å la klienten vite før tiden for at dette vil skje, kan det hindre dem fra å føle at de må rasende ta notater under samtalen og muligens savne viktige opplysninger om å forsøke å holde kontakten med samtalen mens de tar notater.

deltakere

Alle deltakere i anropet bør informeres om å holde seg til riktig konferansesamtale under samtalen. Dette inkluderer å unngå unødvendige bevegelser, rustling papirer, snakke ut av sving, forstyrre andre og spise eller drikke under samtalen. Noen små bedrifter kan finne det fordelaktig å ha en presentasjon som vises under møtet slik at alle er klar over de punktene som må gjøres. Dette kan også hindre folk i å snakke oppå hverandre og dermed unngå vanskelige situasjoner under samtalen.

betraktninger

Virksomheten bør sørge for at riktig utstyr er tilgjengelig for konferansesamtalen. Samtale venter og evnen til å avbryte samtalen gjennom et inter-office intercom-system, skal deaktiveres. Før hver konferansesamtale, bør systemet testes for å sikre at alt fungerer som det skal. Å være uforberedt på konferansesamtalen kan sende meldingen om at småbedriften ikke vil kunne håndtere andre deler av virksomheten effektivt. Forberedelse er viktig når du gjennomfører konferansesamtaler.