Hva er funksjonene til MS Outlook?

Selv om firmaet ditt bruker en e-postklient eller allerede har et annet system for meldinger på plass, kan du finne flere funksjoner i Microsoft Outlook som er gunstige for virksomheten. Outlook er e-postklientdelen av Microsoft Office Suite, og selv om det letter alt fra e-postmeldinger til møteinvitasjoner, fungerer det på samme måte som andre Suite-programmer. Utforsk hvilke funksjoner Outlook har å tilby virksomheten din, og du vil snart få beskjeden.

Kommunikasjon

Microsoft Outlook muliggjør kommunikasjon på flere måter. Den største er selvfølgelig via e-post. Med et klikk på "Ny" -menyen på båndet, kan du generere en melding klar til e-post. Outlook tillater forbedringer som vedlegg, bakgrunner og temaer, signaturfiler og i visse tilfeller muligheten til å se om de e-postene du er i e-post, for tiden er online i selskapets nettverk. Gjennom et grensesnitt som vil være svært kjent for alle som har jobbet i andre Suite-produkter som Word eller Excel, kan du tilpasse e-postene dine ved å endre skrift, legge til firmaets logo og angi forskjellige farger.

Organisasjon

Mens en kalender kan være det første som kommer til å tenke når brainstorming måter å bli organisert, tilbyr Outlook flere funksjoner for å holde orden. Den har en svært konfigurerbar kalender, funnet ved å klikke på «Kalender» -knappen nederst til venstre i arbeidsområdet. Du kan konfigurere kalenderenes visning for å vise daglige, ukentlige og månedlige detaljer, samt fargekoordinatmøter. En annen måte Outlook gjør at du kan bli organisert digitalt, er kontaktlisten sin. Knappen "Kontakter" er rett under "Kalender" -knappen, og lar deg beholde så mye eller så lite på posten som ønsket. Legg til digitale visittkort eller skriv inn informasjonen for hånd. Selv om Outlook leveres med flere e-postmapper som standard, for eksempel "Sendt" og "Lagrede elementer", kan du legge til, slette og organisere dem som passer best for deg. Opprett mapper for å lagre e-postadresser du må adressere, spørsmål fra underordnede, konkurrent orienteringer og alt annet som fjerner rot i ditt hovedmeldingsvindu.

sporing

Det kan virke som når du sender en e-post til eteren, vet du aldri om den har nådd sitt mål. En funksjon Outlook tilbud er bekreftelse. Når du har åpnet en ny e-post ved å klikke på "Ny" eller "Melding", klikker du på "Alternativ" -fanen i vinduet "Uten tittel - Melding". To funksjoner står til din disposisjon her. Sjekk boksen "Request a Delivery Receipt" på båndet for å finne ut når meldingen din har landet i mottakerens e-postboks. Merk av for "Be om en lesemottak" -boks for å bli varslet når mottakeren faktisk åpner e-postmeldingen. Selv om disse funksjonene ikke er garantert, kan mottakerne angi et alternativ for ikke å sende en lesekvittering - de kan vise seg nyttige. Hvis sporing er vanlig eller viktig for bedriften din, kan du konfigurere Outlook for å spore alle meldinger i delen Meldingshåndtering.

team~~POS=TRUNC

Mange Outlook-funksjoner lar deg samarbeide med dine ansatte, veiledere og andre medarbeidere. Konfigurer møter ved hjelp av Outlook-invitasjonsfunksjonen. Ikke bare vil du umiddelbart informere inviterte om at deres oppmøte blir bedt om, men du kan spore hvem som aksepterer eller avslår, samt sjekker inn i gjestenes planer på forhånd for optimal planlegging. Du kan også utnytte Outlook-funksjonen Del min kalender. Dette lar deg, etter at begge parter er enige om delingen, se ansattes arbeidsplaner, se når de kommer inn og ut av kontoret, sjekke avtaler og mer. Benytt funksjonen Oppgaveforespørsel, funnet i "Ny" -menyen på båndet, for å tilordne arbeid.