Etiquette for Business Meeting Invitasjoner

Bedriftseiere gjennomfører ofte møter med sine ansatte, kolleger og kunder for å diskutere en rekke saker. Enten brainstorming ideer for en produkt lansering eller ferdigstillelse av en prosjektplan, er forretningsmøter brukt for å forbedre forretningskommunikasjon. Hvis du bestemmer deg for å være vertskap for et møte, utøve riktig etikett og send inn møter på innkvarteringen til din tiltenkte gjest.

Typer av invitasjoner

Forretningsmøte invitasjoner kan sendes i en rekke formater. For en papirløs, "grønn" tilnærming send møte invitasjoner via e-post. For en formell tilnærming, bruk papirinvitasjoner for å invitere gjester til å delta i forretningsmøter. Hvis du inviterer en kollega til et forretningsmøte i person eller via telefon, må du også sende en formell invitasjon med detaljene i møtet. Bruk nøytrale farger, eller firmaets farger og ta med firmaets logo på invitasjonen. Unngå å bruke distraherende farger og bilder, med mindre invitasjonen er for brainstorming eller kreativt møte.

Velg dato

Invitasjoner til forretningsmøter gir deg fordelen av å varsle deltakerne om møtet i god tid. Gi deltakere minst en ukes varsel for forretningsmøter. "Inc., " et magasin og elektronisk ressurs for bedriftseiere, foreslår at man unngår mandagsmøter.

Invitasjonsdetaljer

En invitasjon til forretningsmøte skal inneholde all den informasjonen en person trenger å vite om møtet han deltar på. Det er viktig å inkludere nøkkelinformasjon, for eksempel dato og klokkeslett for møtet, plasseringen, formålet og verten. Du vil kanskje også inkludere om frokost, lunsj, middag eller forfriskninger skal serveres under møtet. Hvis en spesiell gjest er til stede, inkluderer hennes navn og en kort biografi. Du kan inkludere dagsorden for møtet, samt minutter fra tidligere møter, hvis det er aktuelt.

Fordeler med invitasjoner

Forretningsinvitasjoner gir deltakerne med forhåndsmeddelelse at de har en begivenhet de trenger å delta. Med kjennskap til møtet kan deltakerne utarbeide data og rapporter på forhånd hvis de må presentere funn. En invitasjon gir dem også god mulighet til å omarbeide sine tidsplaner slik at de kan delta i møtet og blokkere deres tidsplaner fra andre engasjementer.

advarsler

Tenk på noen få faktorer før du sender inn invitasjonsforespørsler fra forretningsforbindelser. Gå gjennom listen over inviterte for å sikre at alle viktige personer er oppført. Det er viktig at informasjonen du gir møter inviterte er nøyaktig; fra navnet på gjestene og sted for møtet til tiden. Send en oppfølging for å minne dem om møtet og varsle dem om det er noen endringer i den opprinnelige møteinvitasjonen.