Effektiv kommunikasjonsplan

En kommunikasjonsplan beskriver hva en organisasjon vil utføre med informasjonen den sender ut. Den viser mål, verktøyene som brukes til å produsere kommunikasjon og tiltenkte mottakere. Planen beskriver hvilken informasjon som skal deles og hvordan den skal distribueres. Planen identifiserer også de som er ansvarlige for å bygge og administrere informasjon, når det skal kommuniseres og hvor arkiver skal lagres.

Innhold

Kommunikasjon inkluderer trykte publikasjoner, konferanse- og publikasjonsmaterialer, juridiske dokumenter og elektronisk innhold. Andre typer kommunikasjon inkluderer spørreundersøkelser, rapporter, taler og andre bedriftsdokumenter. Markedsføringskommunikasjonstyper inkluderer prosjektnyhetsbrev, testimonials, presentasjoner og andre salgsfremmende sikkerheter. Typiske mekanismer som brukes til å levere en melding inkluderer plakater, brosjyrer og nettsteder. Kommunikasjonsplanen inneholder vanligvis en kalender for å indikere når kommunikasjonsmaterialene vil være tilgjengelige. I tillegg definerer planen en metode for å måle hvor godt kommunikasjonen fungerte.

Hensikt

En kommunikasjonsplan fungerer som et proaktivt tiltak for å sikre at alle har riktig informasjon i tide. Planen beskriver hvem som produserer hver type kommunikasjon og hvor ofte det blir oppdatert eller distribuert. Prioritering av kommunikasjonsbehovet hjelper organisasjonen til å identifisere hvor mye tid som skal tildeles disse oppgavene i den samlede organisasjonsplanleggingen.

Publikum

Kommunikasjonsplanen angir hvilke typer meldinger og hvem som skal motta dem. Klart identifisering av publikum og dets behov gjør det lettere å skrive kommunikasjonen. For eksempel bør nyhetsbrev rettet mot medarbeidere inneholde opplysninger om kommende hendelser, gi anerkjennelse for fremragende ytelse og oppfordre innspill på oppdragsseddel og andre organisatoriske diskusjonspunkter.

Leveranse

Multimedia presentasjoner, registrerte treningsarrangementer, podcaster og verktøy for sosiale medier, som wikier, blogger og forum, sikrer at deltakerne får all den informasjonen de trenger, når de trenger det. For tidsfølsomme situasjoner, sender informasjonen via tale, tekst og e-post alle raskt, sikrer at de beste beslutningene kan tas, og at alle blir informert og involvert.

Endringshistorikk

Tillegg av en revisjonshistorie til en kommunikasjonsplan sikrer at endringer i kommunikasjonsstrategi blir dokumentert. Ved å vurdere verktøy og teknikker som brukes til å kommunisere, kan organisasjonen etablere beste praksis og gjenbruke de vellykkede strategiene ved neste innsats, og sparer tid og penger.