Som å bruke: Excel eller tilgang til en finansiell rapport?

Microsoft Excel og Microsoft Access både lagre data som brukes til å skrive en finansiell rapport. Excel har imidlertid flere innebygde alternativer for raskt å generere en rapport fra en liten mengde økonomiske data. Tilgang er bedre egnet når svært store mengder data må kombineres for å lage en kompleks rapport.

Flat og Relasjonsdatabaser

Excel er regnearkprogram og Access er databaseprogramvare, men begge kan brukes til å lagre data på samme måte. En "flat" database lagrer et enkelt bord med datafelt i hver plate; disse er funksjonelt identiske med kolonnene av data og rader i et regneark. En "relasjonell" database knytter sammen flere datatabeller sammen, ved hjelp av informasjon i den første tabellen for å samle informasjon fra andre tabeller, som for eksempel salg av alle butikker i et bestemt område. Relasjonsdatabaser ligner på Excel-arbeidsbøker som inneholder flere ark, men er generelt mer fleksible og kraftige.

Velge en struktur

Flate databaser og enkeltark-arbeidsbøker er den vanligste typen struktur i Access og Excel, fordi de fleste prosjekter ikke har nok data eller kompleksitet til å kreve en relasjonsdatabase eller flerarksstruktur. Men når bedriften din må kombinere store mengder data, er en relasjonsdatabase mer effektiv. Når en finansiell rapport viser data summert og gjennomsnittet på flere måter - for eksempel sammenbrudd etter region og salgstype - eller når rapporten skal samle inn data fra flere kilder, gjør en relasjonsdatabase prosessen enklere når den konfigureres riktig. Mens Excel muliggjør relasjonsdatabasefunksjonalitet, gir Access kraftigere og automatiserte metoder for å arbeide med den strukturen.

maler

Excel og Access begge inkluderer forhåndsinnstilte layouter og database strukturer for vanlige forretningsbehov. Etter å ha vurdert om du trenger en flat eller relasjonsdatabase, må du vurdere de medfølgende mallene og databasene for å se om noen av disse samsvarer med kravene til hva du må lagre og rapportere dataene dine. Demonstrasjonen av hva som inngår i hver struktur gir deg detaljer for å avgjøre om datakravene dine er bedre egnet til å lagres i Excel eller Access.

Velger programvare

Både Access og Excel er svært komplekse applikasjoner som kan ta mange års studier for å fullføre, men Excel har en brukervennlig start fordi grunnleggende regneark ferdigheter er nok til å komme i gang med programmet. Hvis du fortsatt er usikker på hvilken applikasjon som passer bedre til dine behov, start med en Excel-mal og se om det fungerer bra med dine rådata. Hvis du finner ut at du ofte lager nye ark, eller trenger å lage komplekse beregninger, bytt til en Access-database og importer arkene du allerede har opprettet i Excel. Tilgang krever vanligvis mer arbeid som utformer utformingen av sluttproduktet, men sparer arbeid når du oppretter formler som produserer rapporten.