Hvilke ord vil du bruke i et notat for sen ansatte?

Ansatte som er kronisk sent kan koste selskapet penger og påvirke ansattes moral. Slike ansatte kostet USAs arbeidsgivere $ 3 milliarder i året i tapt produktivitet, ifølge en rapport fra Penn State i april 2010. Hjelp din bedrift til å fungere jevnt ved muntlig adressering av tardiness når de først oppstår. Hvis verbale advarsler ikke resulterer i bedre oppførsel, må du imidlertid stille dine bekymringer skriftlig. Notatet kan fungere som en skriftlig advarsel og skal kopieres til human resources avdelingen og plasseres i medarbeiderens fil.

Se selskapets retningslinjer

Når du skriver et notat som adresserer en ansattes tardiness, begynner du å referere til selskapets retningslinjer angående dette problemet. Ikke bare vil det gjøre notatet ditt virke mer profesjonelt, det er mindre sannsynlig å bli tatt som en personlig avfront hvis du inkluderer denne delen. Sitat politikken ordentlig. Du kan starte notatet ditt med et uttrykk som, "I følge kapittel 3, avsnitt 1 i medarbeiderhåndboken, er det forventet at ansatte skal komme til arbeid hver dag for å forberede butikken for åpning." Det har kommet meg oppmerksom på at du har overtrådt denne politikken tre ganger innen den siste lønnsperioden. "

Gi spesifikke eksempler

I ditt notat gir du eksempler på når ansatt har vært sen. Dette avklarer ikke bare medarbeider hvilke dager du refererer til, men det gir dokumentasjon som kanskje trengs senere hvis oppførselen eskalerer. For eksempel: "Records viser at du klokka på klokka 8:16 på 2. februar 2011, klokka 8:32 den 4. februar 2011 og klokka 8:13 den 5. februar 2011. Dette er etter vår diskusjon om din tardiness den 26. januar 2011. "

Forklar konsekvenser

La din medarbeider vite konsekvensene av å fortsette å være sent på jobb. Hold deg strengt mot selskapspolitikken, så handlingene dine vil være konsekvente når du diskuterer andre ansatte på samme måte. Du kan skrive: "Dette brevet fungerer som en skriftlig advarsel. En ekstra hendelse vil resultere i en annen skriftlig advarsel. Etter selskapets policy, etter to skriftlige advarsler, blir ansatte frigitt fra sysselsetting. Vi vil gjerne se dette problemet løst, så du har mange gode år med selskapet. "

Ord som skal unngås

Skriftlig kommunikasjon til ansatte må alltid være tydelig. Unngå å bruke vage ord som "kanskje", "sannsynligvis" og "bør". Det er bare rettferdig for din medarbeider å fortelle ham nøyaktig hvor han står. Også, mens du kanskje er fristet til å inkludere ord med ros om ansattes ytelse eller annet irrelevant materiale for å myke blæret, unngå det. Et notat til en sen medarbeider kan bli dømt i tilfelle arbeidstaker avfyres og innleder en søksmål - et scenario som ikke er uvanlig. Hold fast på problemet ved hånden for å unngå forvirring eller ansvar. La den ansatte signere sin kopi av notatet for å indikere at han mottok den.