Hva er de forskjellige typer forretningsdokumenter?

En ny bedriftseier jonglerer mange oppgaver, inkludert vedlikehold av dokumenter og rapporter. Eiere bør opprette et arkiveringssystem fra begynnelsen for å fange de riktige dataene og opprettholde de riktige postene.

Business Creation Dokumenter

Når du starter en bedrift, må du fullføre flere dokumenter, inkludert:

Artikler eller organisasjon: Hver bedrift må registrere seg i den staten der den opererer. Statssekretær registrerer vanligvis virksomheter.

Hvis du registrerer som et aksjeselskap, registrerer virksomheten artikler om innlemmelse. Et aksjeselskap (LLC) registrerer organisasjonsartikler. Papirarbeid inneholder innledende minutter, navn på offiserer og aksjonærsertifikater. Andre forretningsenheter har ulike krav.

IRS Employer Identification Number: En bedriftseier mottar et virksomhetsskattenummer kalt et arbeidsgiveridentifikasjonsnummer (EIN). Dette nummeret holder personlige og forretningsmessige finanser skilt og lar deg åpne bankkontoer, kredittkort og andre finansielle kontoer i firmaets navn.

Søk etter en EIN online på IRS nettsiden eller fyll ut skjema SS-4 og faks eller send den. IRS sender Form CP 575 med EIN. Hold dette skjemaet med selskapets poster.

Statens skattenummer og tillatelser: Hver stat og hver næringslivsindustri har forskjellige krav når det gjelder statlig skattidentifikasjonsnummer, franchiseavgiftsregistrering og tillatelser. Gå til statens franchiseavgiftskort eller kontrollørens kontorside for å se hva som kreves i staten din.

Riktig registrering av virksomheten din er første trinn i å bygge et selskap. Pass på at du dekker alle statlige, føderale og fylkeskrav.

Årsrapport

Årsrapporten for et selskap beskriver den økonomiske helsen til et selskap. Den består vanligvis av tre dokumenter: resultatregnskap, balanse og kontantstrømoppstilling.

• Resultatregnskap: Resultatregnskapet ser på det samlede resultatet for et selskap. En grunnleggende resultatregnskap tar inntekter og trekker ut kostnader for å vise et resultat eller tap. Rapporter kan gå inn i mer detalj ved å trekke prisen på varer fra totalinntekter for å generere brutto fortjeneste. Derfra trekkes andre utgifter til salg, markedsføring og drift for å få netto overskudd.

• Balanse: Kontoer for eiendeler og gjeld. Det kan ligne en storbok med eiendeler til venstre og gjeld til høyre. Som navnet antyder, skal eiendelene og gjeldene balansere seg.

• Kontantstrømoppstilling: Kontoer for alle kontanter som kommer inn i selskapet. Bryter ned innstrømning i kategorier som drift, investering og finansiering. Erklæringen tillater bedrifter å vurdere fremtidig vekst og evne til å betale forpliktelser.

Disse dokumentene er sammenhengende og bruker samme sett med data, ekstrapolerer det på forskjellige måter for å illustrere selskapets økonomiske helse. Mye av denne informasjonen er også brukt med skattemelding og investorrelasjoner.

Overholdelse og forskrift

Ulike typer bedrifter og næringer har forskjellige krav til papirarbeid. Bedrifter med ansatte må opprettholde lønnsdata og skatteidentifikasjonsbekreftelsesskjemaer, for eksempel W-9s.

Skjemaer som reflekterer overholdelse av sikkerhetsinformasjonstrening og mangfoldstrening, skal underskrives av ansatte og beholdes i menneskelige ressursfiler.

Din lønnsrådgiver, sammen med ditt lokale kontor for småbedrifter, kan hjelpe deg med å finne ut hvilke dokumenter som kreves for din bransje og stat.