Er den elektroniske signaturen en god idé eller en dårlig ide?

Elektroniske signaturer, også kalt e-signaturer og digitale signaturer, er en måte å bekrefte identiteten din på en elektronisk fil, for eksempel en salgsavtale. De jobber med krypteringsteknologi, så du er den eneste personen som kan bruke din unike kryptering på en hvilken som helst elektronisk fil. Noen har tatt imot teknologien mens andre forblir skeptiske. I likhet med alle teknologiske fremskritt har elektroniske signaturer målbare fordeler, samt kostnader og risiko. De er en god ide, men de er ikke for alle.

Digital ekthet

Hovedfordelen ved elektroniske signaturer er autentisitet. Det er ikke nødvendig å skrive ut, signere, kopiere, skanne, fakse eller sende filer for å bevise at du er den du sier du er. Du trenger heller ikke å bekymre deg selv om noen hacker inn i din e-postkonto. Elektroniske signaturer hindrer imposters fra å sende falsk informasjon eller manipulere med filer, opprettholde integriteten til elektroniske dokumenter.

Utvidelse av Internett-handel

Digitale signaturer gjør det mulig for folk å gjøre flere forretningstransaksjoner på nettet. Siden Federal Electronic Signatures i Global og National Commerce Act ble vedtatt i 2000, digitale signaturer har vært like juridisk bindende som blekk signaturer i USA. De lar deg sikkert kjøpe store varer, som hus eller kjøretøy, utvide netthandel på mange måter.

Savings

Med elektroniske signaturer er det mindre behov for papir, blekk og porto. Mange bedrifter og organisasjoner lagrer poster elektronisk, og reduserer behovet for lagringsplass. Elektronisk signering og arkivering sparer også tid, da det er færre turer til skriveren, postkassen og lagringsfilen. Det er også lettere å distribuere signerte dokumenter, da de kan sendes til flere mottakere. Disse fordelene sparer penger og forbedrer effektiviteten i næringer som er avhengige av poster, som helsevesen og regjeringen.

Sikkerhet

Elektroniske signaturer er generelt sikrere enn blekksignaturer. For å forfalske din elektroniske signatur må noen ha både din datamaskin og ditt passord for signatur sertifikat. Teknologi eller rett og slett god håndkopiering gjør det lettere å smelte på blekk. Folk er likevel forsiktige med elektronisk dokumentforfalskning, fordi du ikke kan erstatte ektheten av å fysisk vitne til en persons signatur med en penn.

risiko

Mens det er målbare fordeler, er det også risiko hvis du eller din organisasjon mishandler elektroniske filer og signaturer. Hvis du ved et uhell sletter eller fjerner elektroniske filer, eller hvis de ikke krypterer dem på riktig måte, er økonomisk tap, skade på bedriftens bilde og aksjonærverdi, tap av immaterielle eiendeler, forstyrrelser i forretningsflyten og økt ansvar, alle mulige farer.

kostnader

Én ulempe til elektroniske signaturer er prisen. Du trenger verifikasjonsprogramvare og signering sertifikater fra sertifiseringsmyndigheter for å kryptere en fil med din digitale signatur. Kostnadene varierer avhengig av hvilken type filer du vil kryptere. Krypteringstjenester belastes per måned eller per dokument. Videre må du kanskje trene ansatte, klienter og andre hvordan du bruker elektroniske signaturer på riktig måte. Hvorvidt dette er alt verdt prisen, avhenger av hvor mye penger du vil spare i andre kostnader, for eksempel utskrift og lagring av filer. Hvis du lager hardt kopier av alle dokumentene dine, er det kanskje ikke verdt investeringen.