Hvordan skrive et tilbud for uformelle bud

Et uformelt bud sendes til en potensiell kunde som svar på en invitasjon til bud. Invitasjoner til bud utvides av enkeltpersoner, private bedrifter og statlige enheter. Selve budet er et skriftlig estimat av kostnaden til kunden for at du skal kunne fullføre en jobb som kunden ønsker. Invitasjonsbudet er bare en forespørsel, ikke et tilbud, noe som innebærer at det før en formell avtale mellom deg og kunden vil bli ytterligere forhandlinger. Det er imidlertid viktig at budet representerer ditt beste estimat basert på informasjonen som tilbys, da fremtidige forhandlinger vil være basert på dette estimatet.

Utkast til budet

Utkastet til bud begynner ved å skaffe budpakken. Budpakken beskriver det arbeidet en kunde trenger, og når den skal fullføres. Budpakken fremhever også delene av prosjektet som er viktigst for kunden. Det er viktig å fokusere på disse problemene først, da det er elementene kunden vil fokusere på. Etter å ha estimert kundens nøkkelelementer, må du vurdere resten av prosjektet. Kunden kan verdsette enkelte elementer mer enn andre, men andre elementer kan være like viktige for å sikre at prosjektet som helhet er tilfredsstillende fullført. Etter å ha vurdert hele prosjektet, ta opp prognoser og beregninger på en måte som er omfattende, men lett for den potensielle kunden å lese og vurdere.

Etablere troverdighet

Jobb er ferdig av folk, ikke bedrifter. Derfor er en av de viktigste tingene du kan gjøre, å gi kvalifikasjoner til folket som overvåker de viktigste aspektene av jobben i budet ditt. Å gi denne informasjonen kan dyrke kundenes tillit til bedriftens evne til å fullføre prosjektet. Du bør også gi en liste over tidligere gjennomførte prosjekter som kan sammenlignes med den du legger bud på. Dette vil demonstrere at virksomheten din kan fullføre arbeidet. Ta med referanser og kontaktinformasjon knyttet til disse prosjektene hvis det er mulig. På denne måten kan kunden følge opp på ditt tidligere arbeid og få en bedre følelse av forretningspraksis.

Kortfattet sammendrag

Når du har fullført hele budet, bør du utarbeide et sammendrag. Sammendraget skal gi en oversikt over hele prosjektet, og fremheve de viktigste elementene for den potensielle kunden. Det bør tydelig forklare kunden hvordan arbeidet skal fullføres, hvor mye du anslår at prosjektet vil koste, og hvorfor kunden skal velge deg. Sammendraget skal være kort, eller om en til to sider. Også sammendraget skal utarbeides på en slik måte at en kunde kan identifisere den viktigste informasjonen på et øyeblikk.

Endelige forberedelser

Budet er ment å være en refleksjon av bedriftens profesjonalitet, så det er spesielt viktig å minimere eventuelle feil for å demonstrere kompetanse. Før du sender budet, bør du korrekturlese det for å sikre at det ikke er noen skrivefeil og at dokumentet er lett å lese. Du bør også rådføre deg med andre i din bedrift med erfaring i å fullføre lignende prosjekter for å sikre at estimatene dine er rimelige. Hvis du byder på et regjeringsprosjekt, bør du vurdere å konsultere en lisensiert advokat for å sikre at du overholder alle relevante regjeringskoder.