Hvordan skrive et notat som vil øke moral når det gjelder sikkerhet

Skrive et notat om sikkerhetsfarer kommer ikke til å være den munterste handlingen på en daglig leder, delvis fordi det kan håndtere et problem som forårsaker bekymring blant ansatte. En kommunikasjon om sikkerhet kan imidlertid også fungere som en moralforsterkende handling. Ved tydelig visning av kunnskap om problemet kan du berolige alle som du har å gjøre med det effektivt.

Detaljert målgruppe

Et notat begynner med en erklæring om hvem den gjelder. Selv om publikum på "Til:" -linjen kan være åpenbar i forfatterens sinn, kan mottakeren kanskje ikke vite om han blir målrettet som individ, hvis kunngjøringen gjelder kun for sin gruppe eller om det er et allsidig missiv. Mens enkelte sikkerhetsmemoer kaster et bredt nett, bør andre være smalt målrettet mot gjeldende grupper for å unngå unødvendig bekymring blant ansatte som ikke er berørt. Følg adressen med en "Fra" -linje som identifiserer deg selv som forfatteren av notatet, og oppsummer i noen ord memoens fokus i "Subject" -linjen.

Være klar

Memoer er utformet for å være korte, så dans ikke rundt emnet du skriver om. Kommuniser dine bekymringer tydelig og konsistent. La alle vite hva problemet er og hvorfor det er et område som trenger oppmerksomhet. Enten det er risiko for arbeidstaker eller kundes helse eller har et bredere juridisk ansvar, som kommuniserer problemets alvor, unngår moralsk knusende usikkerhet som kan følge et notat som ikke formidler ekspertise.

Tilbyr løsninger

Fortell ansatte hvordan du har tenkt å løse problemet. Dette er kanskje det mest kritiske området for å opprettholde ansattes moral, siden det lar dem få vite hvorfor de burde være sikre på deres evne til å ta opp sikkerhetsproblemet. Vær så gjennomsiktig som mulig om trinn som er planlagt eller i gang for å redusere risikoen for arbeidere og kunder, og om hvem som er ansvarlig for å gjennomføre planen. Å la arbeidstakere vite at du forstår problemet og tar vare på det, sørger for at de forblir trygge på jobben.

Involvere arbeidere

Medarbeidernes moral kan økes hvis de vet hva som forventes av dem. Hvis sikkerhetsproblemet gjelder uautorisert tilgang til arbeidsplassen, for eksempel, forklar de trinnene de bør ta i tilfelle av et innbrudd. Hvis målet er å opprettholde et trygt delt arbeidsområde, be dem om å sikre at farlige gjenstander blir borte i både begynnelsen og slutten av skiftet. Å la dem få vite hva de kan gjøre for å hjelpe, gir dem en positiv rolle å spille.

Gi kontaktinformasjon

Notatet skal spesifisere hvem som har ansvaret for å overvåke sikkerhetsproblemet og hvor ansatte kan gå med sine spørsmål. Et kontaktpunkt plasserer noen med autoritet ansvarlig og gir dem et sted å gå hvis noen usikkerheter forblir. Dette gjør at ryktemøllen også blir svaringssenteret. Å vite hvem du skal snakke med når sikkerhetsproblemer kommer opp, tillater potensielt splittede situasjoner å bli håndtert raskt, slik at de ikke blir drenert.