Hvordan skrive et nytt selskapspolitisk notat

Bedriftseiere har mange grunner til å skape nye retningslinjer og prosedyrer. En bedrift bør ha både en ansatthåndbok og driftshåndbok skrevet og anerkjent av alle ansatte. Disse bøkene holder oversikten over selskapets retningslinjer. Hvis en policy endres eller en ny er implementert, må arbeidsgivere varsle ansatte om endringen. Å skrive notatet til en ny eller oppdatert selskapspolitikk er det første trinnet.

Memo Format

De fleste forretningsordbehandlingsprogrammer som Microsoft Word har maler for forretningsmemoer. Maler letter prosessen med å formatere et notat. Du legger bare komponentene i malen for å formatere notatet. De fleste maler legger ordet Memo eller Memorandum over toppen i en stor skrift. De kan også inneholde i en mindre skrift en clarifier som for eksempel konfidensiell eller for intern bruk . Dette kan alle være i overskriften til siden.

Mynten i notatet skal bruke forretningsformatering, kalt blokkformatering. Juster hver seksjon med venstre margin og skille hver blokk med linjeplass. Bedriftskonfigurasjonsvalg bør være Courier, Arial eller noe lignende. Poenget er å være leselig. Bedriftens skriftstørrelse er vanligvis 12 poeng.

Den første blokken er distribusjons-, dato- og emneseksjonen. For eksempel:

• Til: Alle ansatte

• Fra: Operasjonsdirektør

• Dato: 1. mars 2017

• Emne: Ikke-tilordnede parkeringsrom.

Mottakerne skal få et klart bilde av hvem som sendte notatet, hvem mottar en kopi, datoen og formålet med notatet.

Presentere informasjon i notatet

Sjansene er gode at notatet blir generert fordi en lov har endret seg eller noe skjedde under arbeid som forårsaket et problem. For å hindre fremtidige problemer implementerer virksomheten en ny policy. Mens det er helt greit å referere til nye lover, må du aldri nevne individuelle hendelser som førte til etableringen av den nye politikken. Unngå å henvise ansatte spesielt og unngå inflammatorisk eller nedsettende språk i notatet. Hold tonen profesjonell og hold deg til fakta utelukkende. For eksempel, hvis en ny oppbevaringspolicy blir implementert, bør språket ikke være tiltalende eller referere på noen måte til tidligere arbeidstakerstyverier.

Kroppen av notatet

Kroppen av notatet kan være ett eller flere avsnitt som bruker blokkformatstilen for virksomheten. Notatet skal angi eksisterende politikk og den nye politikken sammen med den aktuelle datoen for den nye politikken.

Du må kanskje oppgi tilleggsinformasjon som er relevant for den nye policyen. For eksempel kan et selskap måtte endre sikkerhetsprotokoller på stedet på grunn av nye føderale forskrifter. Fremhev eventuelle endringer i eksisterende retningslinjer, og klart definere hvordan den gamle er forskjellig fra den nye. Henvis til eksisterende relevante retningslinjer ved å angi policy navn og seksjon eller sidetal hvor de er plassert i den eksisterende policyhåndboken.

Hver policyhåndbok bør være datert slik at ansatte vet at de ser på den riktige versjonen. Når du refererer til endringer i et nytt policynotat, må du angi datoen for håndboken som refereres.

Distribusjonsliste

Arbeidsgivere må finne en måte å sikre at alle ansatte som trenger å få notatet får en kopi. Ikke alle selskaper har hver ansatt på en e-postdistribusjonsliste. For å være sikker på at notatet er mottatt av alle, legg det inn der arbeidsdepartementet og OSHA-plakatene holdes for alle ansatte til å vurdere. Send distribusjonslisten til ansatte som har e-postmeldinger. Ta med notatet med lønnstubber eller be ledere om å levere en kopi til hver ansatt og gjennomføre et møte om endringen.

Tillegg til manualer

Legg til det nye notatet som et tillegg til den eksisterende medarbeiderhåndboken. Hvis du ikke har oppdatert medarbeidshåndboken i noen tid eller det er mange endringer som skjer, kan det være lurt å oppdatere hele håndboken med en ny publiseringsdato. På den måten vil ansatte ikke ved et uhell referere til utdaterte retningslinjer.