Hvordan skrive et brev til et salgsstyrke

Som eier av en bedrift vet du sikkert at noen ganger er den enkleste og raskeste måten å kommunisere med salgsstyrken din ved å skrive et brev, som i siste instans kan ta form av en e-post. Enten du skriver for å kommunisere en endring i prosedyren eller for å lage en personell kunngjøring, lage et brev som er konsistent. Tross alt er salgsstyrken din veldig opptatt av å representere deg. Og aldri glipp av en mulighet til å "engasjere troppene" med et positivt rallykryp.

1.

Sett riktig tone for brevet ved å koble en positiv holdning til ditt formål. Hvis du for eksempel skriver om å informere salgsstyrken din om et nytt etterkvarteringssentral for kundene dine, kan du si: "Jeg er glad for å informere deg om at en effektiv start mandag, vil et call center være tilgjengelig for å svare på spørsmål fra klienten mellom klokken 6 og 8 på hverdager. "

2.

Gi litt bakgrunnsinformasjon og en kort begrunnelse. Kast din informasjon i et positivt lys, men ikke forvrengt det. Husk at din troverdighet er på linjen, så ærlighet og nøyaktighet er viktig. I dette tilfellet kan du si at innkallingssenteret blir opprettet for å bedre imøtekomme behovene til verdifulle kunder når selgere eller andre selskapsrepresentanter vanligvis ikke er tilgjengelige.

3.

Stell ut hva nyheten betyr for salgsstyrken din på en daglig basis. Husk at ansatte ønsker å vite hvordan deres daglige liv vil bli påvirket. Forvent deres spørsmål, innvendinger eller frykt, og avbøy dem på hovedet. I dette eksemplet nevner at telefonsentralen skal frigjøre salgsstyrken fra den uventede forventningen om at de skal være tilgjengelige for klienter døgnet rundt.

4.

Forklar eventuelle relevante detaljer og formidle dine forventninger. I dette tilfellet bør du angi telefonnummeret til telefonnummeret samt hvordan du forventer at salgsstyrken din skal samhandle med telefonsentralen.

5.

Overfør din entusiasme og selvtillit. I dette tilfellet kan du si at du ser på telefonsentralen som en annen demonstrasjon av bedriftens oppdrag å "gi overlegen kundeservice, 24 timer i døgnet."

6.

Tilbyr å svare på spørsmål, men lukk brevet ditt med en positiv kommentar. Invitér salgsstyrken til å besøke telefonsentralen og møte med senterets ansatte i et uformelt åpent hus. Gi en følelse av samarbeid og samarbeid som er så viktig for arbeidet til dedikerte selgere.

7.

Sett brevet ditt til side i noen timer - eller en jevn en dag - og vurder det med et nytt perspektiv før du sender. Analyser dine ordvalg, følelser og adjektiver, å vite at salgsstyrken din sannsynligvis vil undersøke brevet og lese mellom linjene.

Tips

• Som med alle former for bedriftskommunikasjon, formidle brevet ditt samtidig til alle på salgsstyrken din, slik at du ikke blir anklaget for favorittisme. Vurder å informere salgsledere eller veiledere før utgivelsen av brevet, og be om at de holder informasjonen stille til din formelle kunngjøring.