Hvordan skrive en epost som ber om tilgjengelighet

E-post er en akseptert form for forretningskommunikasjon, og du kan bruke denne metoden til å be om tilgjengelighet for et møte. Når du kontakter noen du ikke har møtt og har lite kunnskap om dine produkter eller tjenester, må du formidle informasjon så kortfattet som mulig. Husk at mange ledere får tilgang til e-post via smarte telefoner og nettbrett, og har ikke tid til å lese lange meldinger. Din epost må være til det punktet, ved hjelp av høflig, passende språk.

1.

Adresse e-posten personlig og oppgi formålet med starten så kort som mulig. Få forretningsfolk har tid til å lese gjennom et par avsnitt som prøver å forstå hva du ber om. Åpne e-posten med en setning som forteller leseren du skriver for å planlegge en avtale for hans bekvemmelighet.

2.

Følg formålet med begrunnelsen for å be om møtet. Fortell mottakeren kort hvem du er og grunnen til at du må møte med ham. Bruk klare språk og korte setninger, for eksempel "Mitt firma opererer i ditt område og jeg har en tjeneste som kan være til nytte for deg."

3.

Foreslå et par potensielle datoer og tider for møtet, med en forespørsel om alternative valg hvis ingen av datoene passer. Det vil fjerne onus for å sette møtet fra mottakeren, noe som gjør det lettere for ham å svare. Hvis du ber ham om å gi detaljer om hans tilgjengelighet, ber du ham om å gjøre mer arbeid enn du er.

4.

Angi klart sted for møtet, og grunnene dine for å velge det. For et innledende møte er det akseptert praksis for den personen som gjør forespørselen om å være den som skal reise til møtet. Dette vil imidlertid ikke gjelde hvis mottakeren må komme til din bedrift slik at hun kan se dine fasiliteter og produkter. I så fall skal e-posten forklare dette.

5.

Bruk høflig, sivilisert språk i e-posten din for å få informasjon om tilgjengelighet, og kontroller at stavemåten og grammatikken er riktig. En potensiell kunde eller forretningsforbindelse kan bli slått av med en melding som viser dårlig forståelse for språket. Oppgi kort de potensielle fordelene for mottakeren fra en tilknytning til virksomheten din.

6.

Legg ved informasjon om ditt firma og produkter eller tjenester til e-posten, slik at mottakeren har tilgang til dem enkelt. Gi koblinger til bedriftens nettside og nyhetsartikler om ditt produkt eller din tjeneste som kan gi mottakeren en forståelse av grunnen til å be om et møte. Hold størrelsen på e-posten til mindre enn to megabyte, og sørg for at vedleggene ikke inneholder datavirus.

7.

Oppfølg epostforespørselen etter en uke, hvis mottakeren ikke har svart. I din andre e-post, be om bekreftelse på at han mottok den første e-posten, og gjenta forespørselen til et møte. Meld at du vil kontakte mottakeren per telefon på en bestemt dato for svaret hans hvis du ikke har mottatt det, og planlegg telefonsamtalen for å sikre at du følger gjennom.

Ting som trengs

• Navn og e-postadresse
• Potensielle datoer og tider
• Stavekontroll
• Elektroniske reklamemateriell